Ajankohtaista

Puolustushallinnolle toimitettiin maan laajin kiinteistöjen ylläpidon ohjelmistototeutus

(13.9.2016)

Koko maan kattava ylläpidon toiminnanohjausjärjestelmä HUTO perustuu Granlund Manageriin.

Puolustushallinnon rakennuslaitoksen (PHRAKL) uusi HUTO-järjestelmä antaa puolustuskiinteistöjen huollosta ja ylläpidosta valtakunnallisesti ajantasaisen tilannekuvan.

Suomen suurin ylläpitojärjestelmä

Koko maan kattava ylläpidon toiminnanohjausjärjestelmä HUTO perustuu Granlund Manageriin.

– Kyseessä on Suomen suurin ylläpitojärjestelmä kohdemäärillä mitattuna, kertoo Granlund Oy:n kiinteistönpidon johtava asiantuntija Tommi Rekola. – Rakennuslaitoksen ylläpitovastuulla on noin 2,7 miljoonaa neliömetriä tiloja, likimain 6000 rakennusta ja noin 7900 sopimuskohdetta. Rakennuslaitos palvelee esimerkiksi puolustusvoimien eri hallintoyksiköitä ja Millog Oy:tä. Hankkeeseen on budjetoitu Granlundilta 16 henkilötyökuukautta, mutta ohjelmistotoimituksen jälkeen yhteistyömme jatkuu konsultointi- ja suunnittelupalveluilla. Granlund Managerin ominaisuuksien jatkuva päivittäminen takaa, että järjestelmä kehittyy nopeasti käyttäjien tarpeiden mukaan, ja Managerista julkaistaankin uusi versiopäivitys 11 kertaa vuodessa. Yritystasolla käytämme tutkimus- ja kehitystoimintaan vuosittain noin 20 000 tuntia.

Puolustushallinnon asiakastukikeskus palvelee 24/7

Rakennuslaitoksen Asiakastukikeskuksesta ohjataan ja koordinoidaan puolustuskiinteistöjen talotekniikkaa rakennusautomaation avulla. Tavoitteena on varmistaa energiatehokkuus ja se, että rakennuslaitoksen ylläpitovastuulla olevissa tiloissa on aina tarkoituksenmukainen sisäilmasto. Asiakastukikeskuksessa käsitellään yli 400 vikailmoitusta ja palvelupyyntöä viikossa.

– Halusimme palvella asiakkaitamme paremmin, helpottaa heidän elämäänsä sekä ohjata huoltoa ja ylläpitoa keskitetysti, kertoo Puolustushallinnon rakennuslaitoksen palvelukeskushankkeen hankejohtaja ja ylläpidon toimialajohtaja Ari-Pekka Laxén. – Vanha RYHTI-järjestelmä ei vastannut tämän hetken tarpeita tai taipunut palvelupyyntöjen käsittelyyn haluamallamme tavalla, kun taas HUTO tukee rakennuslaitoksen uutta palvelukeskustoimintamallia. Järjestelmäuudistuksen ansiosta myös ylemmällä johdolla on käytössään parempi kokonaiskuva palvelupyyntöjen tilanteesta. Lisäksi raportointi tehostuu.

Mobiilikäyttöliittymä lyhentää palvelupyyntöjen vasteaikoja

Mobiilisti toimiva käyttöliittymä oli yksi HUTO-projektin päätavoitteista. Järjestelmään saapuvat palvelupyynnöt ohjataan suoraan huoltohenkilökunnan älypuhelimiin ja tabletteihin.

– Kävimme asiakkaan kanssa läpi mobiilikäyttöliittymän ominaisuuksia jo suunnitteluvaiheessa ja saimme kehitysideoita ensimmäisten käyttökokemusten jälkeen, kertoo Granlundin Tommi Rekola. – Juuri käytettävyys onkin mobiilissa avainasia ja parhaat kehitysehdotukset kumpuavat asiakkaan käyttökokemuksista. Lisäsimme PHRAKL:n pyynnöstä esimerkiksi ominaisuuden, jolla kiinteistönhoitaja voi tarvittaessa siirtää palvelupyynnön erikoisammattilaiselle, kuten LVI- tai sähköasentajalle.

Huoltohenkilökunta näkee järjestelmästä oman työohjelmansa, mikä tehostaa huoltokierrosten suunnittelua ja töiden priorisointia. Paperisia työlistoja ei tarvita.

– Työt kuitataan tehdyiksi heti kohteessa, ja työnjohdolla on käytössään koko ajan reaaliaikainen kuva kokonaistilanteesta, Rekola toteaa. – Lisäksi palvelupyynnön tekijä saa sähköpostiinsa ilmoituksen työn vastaanotosta, arvion korjausajasta ja viestin, kun homma on tehty. Näin vältetään turhaa soittelua ja töiden vasteajat pienenevät.

”Laadimme kilpailutusvaiheen vaatimukset tarkkaan, jotta saimme vain laadukkaita tarjouksia. Hankinta perustui kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn, jossa tarjouskilpailuun valituilla toimittajilla täytyi olla referensseinä riittävästi vaativia järjestelmätoteutuksia. Granlundin valinta järjestelmätoimittajaksi perustui kokonaistaloudellisuuteen. Vanhasta järjestelmästä uuteen siirtyminen on massiivinen hanke, ja meille oli selkeä etu, että mukana oli Granlundilta henkilö, Tommi Rekola, joka tunsi ennestään vanhan RYHTI-järjestelmämme sekä rakennuslaitoksen tarpeet ja toimintatavat, liittyen esimerkiksi turvallisuuteen.”
Ari-Pekka Laxén, Puolustushallinnon rakennuslaitoksen palvelukeskushankkeen hankejohtaja ja ylläpidon toimialajohtaja

”Puolustushallinnon rakennuslaitos on meille kaikin puolin merkittävä asiakas. HUTO-hanke on jatkumoa pitkälle yhteistyösuhteelle, joka on jatkunut 1990-luvulta asti. Rakennuslaitos on valtakunnallinen toimija, ja myös Granlundin palveluverkosto kattaa lähes koko Suomen. Mukana hankkeessa olivat Granlund Helsingin, Kuopion ja Joensuun toimistot. Olemme toimittaneet vastaavanlaisen järjestelmän myös Finavialle ja Senaattikiinteistöille.”
Hannu Tuovinen, Granlund Oy:n kiinteistönpidon myyntijohtaja