Uutiset

Big room -menetelmästä työkaluja Suomenlinnan tiedonhallintaan

Big room -työskentely auttoi Suomenlinnan hoitokuntaa eteenpäin tiedonhallinnan uudistuksessa. Kun projektin eri tekijät kerätään saman pöydän ääreen ja kaikki saavat vaikuttaa, tuloksena on paremmin toteutettu ja tehokkaampi hanke.

Uutinen

Hyvää pöhinää. Energinen olo. Innostuneita ihmisiä.

Tällaisia tuntemuksia oli ilmassa Big Room -työpajapäivän päätteeksi Suomenlinnassa.

Granlundin ja Suomenlinnan yhteistyö lähti liikkeelle, kun Suomenlinnan hoitokunta etsi sopivaa tapaa tiedonhallinnan projektin toteuttamiselle. Historiallisena maailmanperintökohteena Suomenlinna on yksi Suomen mittavimmista ja merkittävimmistä restaurointikohteista, mutta linnoituksessakin painitaan nykyaikaisten haasteiden kanssa.

“Toimintakulttuuri on muuttumassa muun muassa digitalisaation ja suurten ikäluokkien eläköitymisen myötä. Yksi ajankohtaisia kärkihankkeitamme on tiedonhallinnan kokonaisuudistus, jonka tavoitteena on tuoda kaikki Suomenlinnan kunnossapitoon ja sen prosesseihin liittyvä tieto järkevästi eri osapuolten saataville“, kertoo Suomenlinnan hoitokunnan johtaja Ulla Räihä.

Projekti haluttiin toteuttaa vuorovaikutteisella ja osallistavalla tavalla, joten menetelmäksi valittiin Granlundin Big Room -työpajat. Suomenlinnassa on jo käytössä Granlund Manager -huoltokirja, joten yhteistyö Granlundin kanssa oli luontevaa.

“Big room -työskentely sopii erinomaisesti tällaiseen projektiin, joka koskettaa erilaisia kiinteistötiedon kanssa tekemisissä olevia toimijoita. Kun kaikki käytännön työtä tekevät osapuolet ovat alusta asti osallisena, päätösten tekeminen on vahvemmalla pohjalla ja ihmiset sitoutuvat projektiin paremmin”, Ulla Räihä sanoo.

Työpajoja pohjustettiin Granlundin ja Suomenlinnan hoitokunnan yhteistyönä ottaen huomioon kohteen ja projektin erityispiirteet. Suomenlinnan hoitokunta on organisaationa monialainen: kunnossapitopalveluissa, restauroinnissa, maailmanperintöpalveluissa sekä hallinnossatyöskentelee monen eri alan ammattilaisia. Hoitokunnan yhteistyöverkosto on laaja ulottuen Suomenlinnan vankilasta kansainväliseen Unescoon. Myös historiallinen kohde asettaa omat raaminsa: toisaalta hallussa on suuri määrä historiatietoa, jota on velvollisuus säilyttää ja esitellä, mutta samaan aikaan eletään kvartaalitaloutta ja asioita täytyy toteuttaa nykyaikaisesti.

“Meillä on paljon kohteen hoitamiseen liittyvää tietoa, mutta se on tällä hetkellä osittain hajallaan eri järjestelmissä, tietokoneilla ja hiljaisena tietona ihmisten päässä. Halusimme työpajoissa ratkoa käytännön prosesseja ja työtapoja, joilla oikea tieto saadaan oikeaan paikkaan ja oikeille ihmisille”, kertoo tiedonhallinnan kokonaisuudistuksen projektipäällikkö Satu Niemelä Suomenlinnan hoitokunnasta.

Käytännössä kaikki projektin kannalta olennaiset tahot sekä työpajoja koordinoivat Granlundin osaajat ovat kokoontuneet samaan tilaan - Suomenlinnan Pirunkirkkoon - kaksi kertaa. Aamusta iltapäivään kestävissä työpajoissa olivat mukana hoitokunnan eri yksikköjen edustajat ja tärkeimmät sidosryhmät: samoissa pöydissä istuivat niin huoltomiehet, puutarhurit, arkkitehdit, Suomenlinnan vankilan edustajat kuin urakoiden työnjohtajat. Kaikki ovat päässeet alusta asti vaikuttamaan ja antamaan oman näkemyksensä päätöksentekoon.

Toisen työpajapäivän jälkeen tunnelmat Suomenlinnassa olivat innostuneet.

“Hyvin koordinoitu työskentelytapa, ajattelun ohjaaminen ja tittelien heittäminen syrjään on tuottanut hyviä avautumisia ja löydöksiä. On ollut niin sanotusti hyvää pöhinää” toteaa Suomenlinnan hoitokunnan kunnossapitopäällikkö Petri Lyytikäinen.

“Ihmiset ovat olleet innostuneita. Työpajojen ansiosta pintaan on noussut eri suunnista samanlaisia asioita ja käytäntöjä, joita voisi parantaa”, Satu Niemelä kertoo.

Osallistujien mukaan jo kahdessa kokoontumisessa on löydetty ratkaisuja ongelmiin, jotka voisivat muuten vaatia useita palavereja, sähköposteja ja selvityksiä. Toisaalta itse työpajoissa on ehditty keskittyä projektin kannalta olennaisiin asioihin.

“Työpajoissa on enemmän aikaa hakea yhteinen kieli eri tahojen välille kuin perinteisissä kokouksissa tai sähköposteissa. Big room -työskentely auttoi huomaamaan, että eri osapuolilla oli asioista samoja näkemyksiä ja että yhteinen kieli voi löytyä. Ihmiset eivät koe olevansa yksin asioiden kanssa”, Ulla Räihä kiittelee.

Suomenlinnan Big Room -työpajoissa on työstetty muun muassa tiedonhallintaan liittyvää vastuunjakoa ja keskusteltu kokoustamisesta. Asiakas on ollut työpajoissa aktiivinen toimija.

“Edellisestä työpajasta opimme, että aina pitää olla mukana joku yllätysmomentti. Tällä kertaa se oli uudenlainen tahti: työpajojen tulosten esittelylle varattiin aikaa 10 minuuttia per ryhmä. Tahallinen kiire tuotti tulosta”, Petri Lyytikäinen kuvailee.

Työskentely jatkuu työpajojen tulosten raportoinnilla ja toimenpidesuunnitelmilla. Osallistujia informoidaan läpi projektin.

“Kaikki työpajojen osallistujat ovat kokeneet, että tällä työskentelytavalla päästään konkreettisesti eteenpäin ja käytännön työhön. Mitä paremmin tiedonhallinta hoidetaan, sitä enemmän säästetään ihmisten työaikaa ja rahaa. Viime kädessä se vaikuttaa siihen, että Suomenlinnan kaikki prosessit on hoidettu tehokkaasti, maailmanperintöarvojen mukaisesti ja oikeassa aikataulussa,” Ulla Räihä sanoo.

“Big Room -menetelmästä saimme myös hyviä työkaluja tulevaa Suomenlinnan tunnelin allianssiprojektia ajatellen”, Petri Lyytikäinen lisää.

Suomenlinnan hoitohenkilökunnan Petri Lyytikäinen (vas.), Ulla Räihä ja Satu Niemelä kokevat yhteisen kielen asioiden ratkaisemiseen löytyneen.

 

Vuorovaikutteinen ja tuloksellinen menetelmä

Big Room -työpajat ovat yksi Granlund Consultingin tarjoamista asiantuntijapalveluiden ja -koulutuksen työmenetelmistä. Big Room voidaan käsittää fyysisenä tilana, joka kokoaa kaikki projektin kannalta olennaiset osapuolet samaan tilaan ratkomaan keskeisiä ongelmia. Toisaalta Big Room on myös työskentelymenetelmä, jossa olennaista on vuorovaikutteinen ja hyvin koordinoitu tapa työskennellä.

"Uudet innostavat ja osallistavat työskentelymenetelmät ovat yksi vahvoista toimintatavoistamme. Rakennusala on murroksessa, ja perinteinen ylhäältä johdettu kokouskäytäntö ei enää toimi. Vuorovaikutteisella Big Room -työpajamenetelmällä luodaan positiivinen ilmapiiri aiheen ympärille ja ihmiset sitoutuvat projekteihin paremmin. Kaikki pääsevät vaikuttamaan ja antamaan oman näkemyksensä", sanoo Granlund Consultingin neuvonantopalveluiden johtaja Piia Sormunen.

Big Room -työpajat kokoavat Granlundin ammattilaiset sekä kaikki projektin osapuolet säännöllisin väliajoin samaan tilaan. Olennaista on yhteisten tavoitteiden löytäminen ja ymmärryksen luominen eri osapuolten välille. Koordinaattori suunnittelee ja ohjaa prosessia sekä vastaa työpajojen tulosten koostamisesta, raportoinnista ja osapuolten informoinnista.

"Haluamme, että yhteistyö kanssamme on energisoivaa. Konsultista tulee helposti vain sähköpostin täyttäjä, mutta me haluamme tehdä asioita toisin. Työpajatyötä tehdään asiakkaan kanssa yhdessä, mikä on innostavaa myös meille", sanoo Granlund Consultingin toimitusjohtaja Miia Anttila.

Granlund on käyttänyt Big Room -menetelmää menestyksekkäästi rakentamisen allianssihankkeissa. Menetelmä on käytössä myös avaruusteknologiassa ja autojen valmistuksessa.

"Olemme saaneet big room -menetelmällä aikaan hyviä tuloksia verrattuna perinteisiin työtapoihin. Intensiivinen menetelmä tehostaa hankkeen edistämistä ja tuo nopeassakin ajassa laadukkaita lopputuloksia", Piia Sormunen sanoo.

Teksti: Elina Jäntti
Kuvat: Arttu Kokkonen

Juttu on julkaistu Halfdone-lehdessä 1/2016.

Takaisin uutisiin

Jaa artikkeli