Uutiset

Raseborg har bra koll på fastighetsbeståndet

Granlund Manager -käyttöliittymästä on tehty eri kieliversioita. Sen avulla kiinteistöjen hallinta sujuu hienosti myös ruotsiksi. Siksi julkaisemme tämän uutisen kahdella kielellä.

Uutinen

I en tvåspråkig stad är det viktigt att programvaran för fastighetsförvaltning fungerar både på svenska och finska.

Raseborgs stad har använt Granlund Manager-systemet för förvaltning av sina fastigheter redan en längre tid. Fokus ligger särskilt på användarnöjdhet och hantering av energiförbrukning. Tillsammans ger de förbättrad trivsel och lägre kostnader.

I fråga om energiförbrukningen var Raseborgs stad en av de första Granlund Manager-kunderna som automatiserade överföring av timvärden för både el och fjärrvärme och gjorde dem tillgängliga i förvaltningssystemet så gott som i realtid. I praktiken genomfördes detta åren 2012–2013, då nätbolagen började installera distansavläsbara elmätare i fastigheterna. Även fjärrvärmen stod i tur mycket snart efter detta.

”När all förbrukningsdata är samlat i ett och samma system blir det möjligt att snabbt reagera på avvikelser, studera de största förbrukarna och rapportera fastigheternas totala förbrukning till exempel enligt användningsändamål”, konstaterar fastighetschef Catharina Lindström vid Raseborgs stad.

Till användarnöjdheten bidrar i sin tur webtjänsten för sändning av tjänsteförfrågan. Tjänsten är tillgänglig för alla stadens anställda i stadens intranät. Blanketten är mycket enkel. Användaren behöver endast välja fastigheten och ange om ärendet gäller fastighetsunderhåll eller städning.

Efter detta går tjänstförfrågningarna enligt en på förhand fastställd process till rätt ansvarig instans. Tjänsteförfrågningarna sparas i fastighetens historik, vilket gör det möjligt att senare rapportera det totala antalet tjänsteförfrågningar och analysera orsakerna till förfrågningarna. Detta har också gjort fastighetsskötarens mångsidiga arbetsbeskrivningar och uppgifter mer transparenta.

Tack vare de ritningar som sparats i Granlund Manager och som alla berörda parter har tillgång till kan felen utredas och åtgärdas snabbare. Raseborgs stad gjorde ett stort jobb för några år sedan genom att samla in ritningar över fastigheter från pappersarkivet och skanna in dem digitalt i Granlund Manager. En del ritningar, till exempel planritningarna, har också gjorts tillgängliga för fastigheternas användare. De kan använda ritningarna till exempel för utrymmesplanering.

I Raseborg används Granlund Manager inte bara traditionellt med webbläsare utan också med mobila terminaler, till exempel med pekdatorer. Då kan funktionerna i Granlund Manager användas på plats i själva fastigheten.

I Granlund Manager finns naturligtvis också de traditionella underhållsjournalerna, dvs. uppgifterna om fastighetstekniska anordningar och system och planerna för fastigheternas periodiska underhåll.

Byggnaderna och lokalerna i Raseborgs stads ägo har en sammanlagd yta på 170 000 m2. Fastighetsmassan består av daghem, skolor, ålderdomshem och hälsocentraler samt av hyresbostäder i bostadsaktiebolag.

Systemet används av ansvarspersoner i stadens egen organisation och av företag som levererar avtalsbaserade tjänster till fastigheterna.

 

Raaseporin kiinteistökanta pysyy hyvin hallinnassa

Kaksikielisessä kaupungissa on tärkeää, että kiinteistöjen hallintaan käytettävä ohjelmisto toimii sekä ruotsin- että suomenkielellä.

Raaseporin kaupunki on jo pitkään hyödyntänyt Granlund Manager -järjestelmää kiinteistöjensä ylläpidossa. Fokus on etenkin käyttäjätyytyväisyydessä ja energiankäytön hallinnassa, jotka yhdessä parantavat viihtyvyyttä ja vähentävät kustannuksia.

Energiankäytön osalta Raaseporin kaupunki oli yksi ensimmäisistä Granlund Manager -asiakkaista, jolla oli sekä sähkön- että kaukolämmön tuntimittaustiedot automatisoituna ja lähes reaaliaikaisesti käytettävissä ylläpidonhallintajärjestelmässä. Käytännössä tähän lähdettiin heti vuosien 2012–2013 tienoilla, kun verkkoyhtiöt vaihtoivat kohteisiin etäluettavia sähkömittareita, ja kaukolämpö tuli hyvin nopeasti perässä.

”Kun kaikki kulutustiedot ovat kootusti yhdessä järjestelmässä, voidaan nopeasti reagoida poikkeamiin, tarkastella suurimpia kuluttajia ja raportoida kohteiden kokonaiskulutusta esimerkiksi käyttötarkoituksittain”, toteaa Raaseporin Kaupungin kiinteistöpäällikkö Catharina Lindström.

Käyttäjätyytyväisyyteen puolestaan vaikuttaa muun muassa sähköinen palvelupyyntökanava, joka kaikkien kaupungin työntekijöiden käytettävissä intranetissä. Lomake on hyvin yksinkertainen, siinä käyttäjän valittavaksi jää ainoastaan kohde sekä koskeeko asia kiinteistönhoitoa vai siivousta.

Tämän jälkeen palvelupyynnöt kulkevat ennalta määritetyn prosessin mukaisesti oikealle vastuutaholle. Palvelupyynnöt jäävät kohteiden historiaan, jolloin voidaan jälkeenpäin raportoida pyyntöjen kokonaismääriä sekä analysoida pyyntöjen aiheuttajia. Tämä on myös tuonut läpinäkyvyyttä kiinteistönhoitajan monipuoliseen työnkuvaan ja tehtäviin.

Itse viankorjausta ja selvitystyötä nopeuttaa Granlund Manageriin tallennetut piirustukset, jotka ovat kaikkien asianosaisten käytettävissä sähköisesti. Raaseporin kaupunki tekikin joitain vuosia sitten ison työn kokoamalla kiinteistöjen piirustuksia paperiarkistoista ja skannaamalla ne sähköisiksi Granlund Manageriin. Jotkin piirustukset, kuten pohjakuvat, on julkaistu myös kiinteistöjen käyttäjille esimerkiksi tilasuunnittelua varten.

Raaseporissa Granlund Manageria käytetään perinteisen selainversion lisäksi myös mobiileilla päätelaitteilla, kuten tableteilla, mikä mahdollistaa Granlund Managerin toimintojen käyttämisen suoraan kohteesta.

Toki myös perinteinen huoltokirjaosuus, eli talotekniset laite- ja järjestelmätiedot sekä kiinteistönhoidon ennakkohuoltosuunnitelmat löytyvät Granlund Managerista.

Raaseporin kaupungin omistamien rakennusten ja tilojen yhteenlaskettu pinta-ala on 170 000 m2. Kiinteistömassa koostuu päiväkodeista, kouluista, vanhainkodeista, terveyskeskuksista, ja vuokra-asunnoista asunto-osakeyhtiöissä.

Järjestelmää käyttävät sekä kaupungin oman organisaation vastuuhenkilöt, että kohteisiin sopimuspohjaisesti palveluita tuottavat yritykset.

Takaisin uutisiin

Jaa artikkeli