Tehokas tiedonhallinnan prosessi Savonlinnan keskussairaalaan
2.6.2021 – Savonlinnan keskussairaalaa on laajennettu vaiheittain 1950-luvulta asti. Yhtä kauan hankkeista on kertynyt suunnittelutietoa, jota on tallennettu mappeihin, kovalevyille ja muistitikuille. Pian eläkkeelle jäävä sairaalan tekninen päällikkö Hannu Kosonen halusi jättää perinnökseen hallitumman tietokokonaisuuden.
Noin 44 000 itäsavolaisen terveydenhoidosta vastaava Savonlinnan keskussairaala valmistui vuonna 1955. Vuosien mittaan sairaalaa on laajennettu ja korjattu useita kertoja. Tiedonhallinnan kannalta haasteet ovat samat kuin muissakin laajoissa ja monimutkaisissa kiinteistökokonaisuuksissa.
”Lähtötilanteemme oli, etteivät eri rakennusten ja kerrosten pohjakuvat pitäneet paikkaansa enää minkään suunnittelualan osalta”, kertoo Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän tekninen päällikkö Hannu Kosonen. Ajantasaista tietoa löytyi vain viimeisimmästä, vuonna 2010 tehdystä laajennuksesta.
Yli 40 vuotta keskussairaalassa työskennellyt Kosonen halusi jättää eläkkeelle siirtyessään jälkeensä hallitumman tietokokonaisuuden.
”Hannulla on hyvä ymmärrys siitä, miksi rakennusten tiedonhallinta on niin tärkeää, ja siksi asioita oli helppo lähteä viemään yhdessä eteenpäin”, kiittelee Timo Kotilainen Granlundilta.
Eri rakennusten ja kerrosten pohjakuvat eivät pitäneet paikkaansa enää minkään suunnittelualan osalta.
Hannu Kosonen, Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Sosteri
Tiedonhallinta vaatii selkeitä ohjeita ja vastuita
Kotilaisen tärkein ohje tiedonhallinnan parantamisessa on lopettaa epäjärjestyksen lisääminen. Savonlinnaankin luotiin ensimmäisenä dokumentointiohje, joka neuvoo esimerkiksi nimeämisessä.
”Vasta kun ohje on olemassa, sen noudattamista voidaan vaatia ja valvoa”, Kotilainen korostaa.
Tiedonhallintaprosessin sujuva käyttöönotto varmistettiin osallistamalla ohjeen tekoon sairaalan arkkitehti-, LVIA- ja sähkösuunnittelijat.
Tiedonhallintaprosessin sujuva käyttöönotto varmistettiin osallistamalla ohjeen tekoon sairaalan arkkitehti-, LVIA- ja sähkösuunnittelijat.
Hannu Kosonen, Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Sosteri
”Prosessi on lähtenyt hyvin käyntiin, ja Granlundkin on ollut siinä vahvasti mukana. Sairaalahan sisältää eniten juuri LVIA-tekniikkaa”, Kosonen sanoo.
Tähän asti suunnittelutietoa on tallennettu muistitikuille, cd-levyille, korpuille ja lerpuille. Mappejakin on hyllymetreittäin. Nyt kaikki tieto kootaan projektipankkiin, joka sisältää myös tarvittavat tiedonvarmistus- ja tietoturvaominaisuudet.
”Jaamme käyttöoikeuksia vain suunnittelijoille, mutta tiedon löytyminen yhdestä paikasta auttaa valtavasti kaikkia osapuolia.”
Tiedonhallintaan luotiin myös selkeä vastuunjako, jolloin jokainen tietää, kuka tiedot tallentaa, mihin ja millä tavalla.
”Näin ajantasainen tieto on helposti sairaalan johdon, ylläpidon ja suunnittelijoiden saatavilla tietokoneella, tabletilla tai vaikkapa puhelimella”, Kotilainen lisää.
Tiedon löytyminen yhdestä paikasta auttaa valtavasti kaikkia osapuolia.
Hannu Kosonen, Itä-Savon Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Sosteri
Uusi tiedonhallinnan toimintamalli on käytössä sairaalahankkeissa
Rakennuksen tiedonhallinnan kehittäminen ei ole koskaan pikamatka, vaikka syksyllä 2020 käynnistynyt prosessi on edennyt Savonlinnassa ripeästi.
”Koko kiinteistökannan sisältämien tietojen siirtäminen digitaaliseen muotoon vie vuosia”, Kosonen sanoo.
Vähitellen suunnitteludokumentit saadaan ajan tasalle, mikä säästää aikaa korjaushankkeiden kaikissa vaiheissa. ”Uusi toimintamalli on jo käytössä uuden pääterveysasemamme rakennusprojektissa.”
Kun suunnittelutiedon digitalisointi rullaa sujuvasti eteenpäin, voidaan harkita seuraavia askelia. Yksi vaihtoehto on sairaalan laitetietokannan laatiminen ja päivitys.
”Silloin ajantasaistamme laitteiden käyttöönottopäivät, koot ja tuotemerkit, mikä helpottaa vikaantuneiden laitteiden korvaamista oikeanlaisilla uusilla laitteilla jopa takuuajan sisällä”, Kotilainen sanoo.
Savonlinnan keskussairaala
- Itä-Savon sairaanhoitopiirin sairaala
- Palvelee noin 44 000 kuntalaista
- A-osa valmistui 1955
- Tuorein peruskorjaus ja laajennus valmistui 2010
- Tietoa kertynyt kymmenistä hankkeista lähes 70 vuoden ajalta
Granlundin Rakennusten tiedonhallinnan palvelut
- Asiakkaan ja suunnittelijoiden konsultointi
- Dokumentoinnin kartoitus ja tarveselvitys
- Projektipankin kilpailutus, valinta ja perustaminen
- Suunnittelijoiden valinta ja suunnittelusopimusten laadinta
- Dokumentointiohjeen ja ajantasaistussuunnitelman laatiminen
- Suunnitteluaineistojen digitalisoinnin ohjeistaminen ja koordinointi
- Dokumentoinnin ajantasaistus ja suunnittelu
- Ajantasaistusprosessin toiminnan seuraaminen, laaduntarkastukset ja raportointi
- Jatkokehitys, esim. laitetietokannan laatiminen
Haluatko kuulla lisää?
Timo Kotilainen
TOK vahvistaa kiinteistöjensä ylläpidon suunnitelmallisuutta huoltokirjakoordinoinnilla
Tilaa uutiskirjeemme
Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.