Utsjoen kunta aloitti suunnitelmallisen kiinteistönhoidon Granlund Managerilla

Utsjoen kunnassa otettiin vuoden 2019 alussa käyttöön Granlund Manager ja astuttiin kiinteistönhoidon tulevaisuuteen. Kiinteistöjen lähtötilanne kartoitettiin kuntoarvioilla ja energiaselvityksillä.

Granlund Manageriin liitettiin vuoden alussa noin 36 Utsjoen kunnan ja sen omistaman asunto-osakeyhtiön kohdetta Utsjoen kirkonkylällä, Nuorgamissa ja Karigasniemellä. Kiinteistöihin kuuluu muun muassa poliisi- ja paloasema, koulukeskus, vuokra-asuntoja, uimahalli ja Kylätalo Giisá.

”Vaikka kunnan sijainti on ainutlaatuinen ja olosuhteet paikoin haastavat, Utsjoella halutaan tuottaa asukkaille tärkeät palvelut ja pitää hyvää huolta kiinteistöistä”, toteaa Granlund Oulun kiinteistönpidon projektipäällikkö Helena Törmikoski.

Utsjoen korkeudella lämmitystekniikka joutuu koville ja energiakulut ovat suuremmat kuin etelässä.

Lämmityksen ja valaistuksen on oltava energiatehokasta ja toimintavarmaa.

”Kunnan kiinteistönhoidossa tärkeintä on varmistaa, että päivittäiset huolto- ja korjaustehtävät hoidetaan luotettavasti”, kertoo Heidi Keskitalo Utsjoen kunnan teknisestä toimistosta. Suuremmat ongelmat vältetään, kun tieto esimerkiksi jäätyneistä putkista tai lämpövuodosta saadaan ripeästi eteenpäin.

Kohti suunnitelmallista kiinteistönhoitoa

Utsjoen kunnan kiinteistönhoito lepäsi aikaisemmin pitkälti yksittäisten kiinteistönhoitajien harteilla ja suunnitelmallisuus puuttui. Aluksi olikin tärkeää kartoittaa kiinteistöjen lähtötilanne kuntoarvioilla ja energiaselvityksillä.

”Ammattilaisten kuntoarviot ovat pätevä todiste rakennusten todellisesta kunnosta, jolloin pystymme perustelemaan kunnan päättäjille, mihin määrärahoja tarvitaan”, Keskitalo sanoo.

Granlund Manager-ohjelmistossa tärkein ominaisuus Utsjoen kunnalle on sähköinen huoltokirja eli kiinteistönpitokirja, johon kuuluu muun muassa energiaseuranta. Samasta ohjelmistosta löytyvät kiinteistöjen laitetiedot ja huoltosuunnitelmat, joilla varmistetaan, että tärkeät huoltotoimenpiteet tulee tehtyä ajallaan. ”PTS:llä puolestaan seurataan kiinteistöjen kunnossapitohistoriaa ja voidaan priorisoida kunnossapitotoimenpiteitä”, Törmikoski kertoo.

Läpinäkyvää palvelupyyntöjen käsittelyä

Granlund Managerilla halutaan parantaa tiedonkulkua kunnan sisällä. Ohjelmalla on Utsjoella kuusi pääkäyttäjää, ja lisäksi kunnan työntekijöille on jaettu intranetissä linkki palvelupyyntöjen lähettämiseen.

”Kaipasimme palvelupyyntöjen käsittelyyn avoimuutta, koska aikaisemmin kaikki viat eivät tavoittaneet muita kuin tietyn kiinteistönhoitajan”, Keskitalo kertoo.

Nyt kunnan johdossa voidaan seurata palvelupyyntöjen käsittelyä läpinäkyvästi. ”Näemme helposti, minkälaisia palvelupyyntöjä kiinteistöissä tehdään, milloin niihin reagoidaan ja millä aikavälillä ne hoidetaan kuntoon.”

Granlund Manager Mobile ”lyhentää” pitkiä välimatkoja

Utsjoki on Suomen ja samalla Euroopan unionin pohjoisin kunta. Välimatkat ovat pitkiä, ja kirkonkylältä on Karigasniemelle matkaa yli 100 kilometriä. Granlund Managerin mobiilisovellus onkin otettu ilolla vastaan.

”Mobiili käytettävyys on ohjelmistossa tärkeä plussa, koska kiinteistönhoitajamme liikkuvat paljon. Nyt he pystyvät katsomaan puhelimesta tarvitsemansa tiedot ja päivittämään niitä kohteessa”, Keskitalo sanoo.

Toimiva pohja uudelle liikelaitokselle

Kiinteistönhoidon uudistaminen on saatu Utsjoella hyvään alkuun. Seuraavaksi suunnitteilla on muutamia uudisrakennuksia, kuten uusi koulu sekä kirkonkylälle että Karigasniemelle. Lähivuosina kuntaan perustetaan myös Tilapalvelut-liikelaitos.

”Uudisrakennusten tiedot tullaan syöttämään suoraan Granlund Manageriin, joka luo pohjan myös uudelle liikelaitokselle”, Keskitalo sanoo.

Tulevina kuukausina tarkoitus on aktivoida ihmisiä ja jatkaa uudistuksen jalkauttamista. Lopulta kaikkien kiinteistöjen tiedot ovat Granlund Managerissa avoimesti kaikkien saatavilla henkilövaihdoksista riippumatta.

”Paperilaput tulevat vielä jäämään kokonaan pois käytöstä!” Keskitalo nauraa.