Senaatti-kiinteistöt käyttää Granlund Manageria auditointityökaluna
23.5.2018 – Granlund Managerin auditointisovellusta ja Granlundin talotekniikka-asiantuntijoiden auditointipalveluja käytetään Senaatilla palvelujen tuottajien toiminnan laadun tarkastuksiin.
Granlund tarjoaa asiakkailleen Granlund Manager -auditointityökalun, jonka avulla kiinteistön omistaja tai kiinteistönhoitoliike voi suorittaa auditoinnin itse. Tarjolla on myös auditointipalveluja, joissa asiakas saa käyttöönsä Granlundin asiantuntijoiden osaamisen.
”Toimimme riippumattomina asiantuntijoina. Tarjoamme yhdenmukaisen arvion eri palveluntuottajista. Jalkaudumme fyysisesti kohteeseen ja käymme läpi esimerkiksi tekniset järjestelmät ja ulkoalueiden kunnon”, kuvailee Granlund Oy:n kiinteistönpidon ryhmäpäällikkö Tommi Söderström.
Yhdenmukaisia tuloksia
Manageria käytetään valtakunnallisesti kiinteistöissä, joissa Senaatilla on ylläpitovastuu. Etelä-Suomessa Granlund vastaa suurimmasta osasta laatuauditointeja. Kiinteistöpäällikkö Tuomas Igonin isännöintialueella laatuauditoinnit tekee kuitenkin joka toinen vuosi kiinteistöpäällikkö itse.
“Auditoinnit ovat systemaattista työtä, jonka avulla huomataan sellaisia vikoja ja puutteita, joita ei voi konttorista käsin selvittää ja jotka eivät välttämättä näy käyttäjille, vaikka aiheuttavat kohteessa eniten ongelmia”, Igoni toteaa.
Igonin mukaan Granlund Manager toimii kentällä hyvin, ja mobiilikäyttöliittymä on nopea ja kätevä. Esimerkiksi kuvien liittäminen on helppoa. Vaikka työkalu olisi helppo, auditoinnin toteuttaminen vaatii taloteknistä osaamista.
“Kaikki kiinteistöpäälliköt eivät voi tai halua tehdä auditointeja, mutta itse tekisin niitä mielelläni enemmänkin. Resurssien kannalta meidän on kuitenkin käytettävä konsultteja, mikä on myös hyödyllistä, koska näin saamme kohteesta kaksi näkemystä. On ilahduttavaa, että minun ja Granlundin asiantuntijoiden auditointiarvosanat ovat linjassa eikä näkemyseroja ole ollut” , Igoni kertoo.
“Saamme Granlundilta hyviä auditointiraportteja, joiden muistiinpanot on tehty selkeästi ja yksityiskohtaisesti ja niitä on täydennetty kattavilla valokuvilla”, lisää Senaatti-kiinteistöjen ylläpidon asiantuntija Juuso Anttonen. “Granlundin asiantuntijat vetävät asiallisen tiukkaa ja johdonmukaista linjaa. “
Auditoinnin tuloksilla kehitetään ylläpitoa
Auditoinneissa arvioidaan ennen kaikkea toimintaa. Määrämuotoisen tarkastusmallin avulla ylläpitopalveluja voidaan vertailla esimerkiksi alueellisesti.
“Auditointimalli on kohderiippumaton, ja voimme vetää tuloksista johtopäätöksiä moneen asiaan. Seuraamme esimerkiksi kohdetrendejä, reagoimme poikkeamiin, kehitämme osaamista tietyillä osa-alueilla ja päivitämme tarvittaessa vaatimuksia”, Anttonen toteaa.
Auditoinneissa on aina mukana myös perehdyttämis- ja opetusaspekti. “Kerromme auditoinneilla palveluntuottajillemme, mitkä asiat ovat oman näkemyksemme mukaan ylläpidossa merkittävimpiä. Kyseessä onkin toimintaa ohjaava malli ja oppimisprosessi puolin ja toisin. Saamme kentältä hyviä kommentteja esimerkiksi auditointipohjien kehittämiseen. Tulosten kautta voimme muuttaa myös auditointien painotuksia, ja tällä hetkellä korostamme esimerkiksi sisäolosuhteiden merkitystä”, Anttonen kertoo.
Palkkio-sanktiomalli kannustaa kohti tavoitteita
Auditoinneissa mitataan myös palveluntuottajien työn sopimuksenmukaisuutta. “Manager on intregroitu osaksi tietojärjestelmää, jolla pyrimme arvioimaan, miten palvelutuottajamme noudattavat annettua tehtäväsisältöä”, Anttonen toteaa.
Anttonen kertoo, että auditoinnista saatu numeerinen arvo kytketään laajempaan palkkio-sanktiomalliin, jonka tärkein tavoite on ohjata palveluntarjoajien toimintaa. Kun kiinteistönhoitajat panostavat olennaisimpiin asioihin, heidät palkitaan. “Se on kokonaisuutena kannattavaa, ja lopulta hyödyt näkyvät valtiotasolla. Esimerkiksi kun valtionhallinnon kiinteistöjen työskentelyolosuhteet paranevat, työ on tuottavampaa. Usein myös energiatehokkuus paranee. Kyseessä on win-win-tilanne.”
Manager muuntuu erityyppisiin auditointeihin
Auditointiyhteistyö lähti liikkeelle kiinteistönhoidon teknisillä laatuauditoinneilla, mutta hiljattain Senaatti on laajentanut kysymyspatteristoa myös muihin palveluihin. “Käytämme Manageria esimerkiksi puhtauspalvelujen ja tilaajavastuulain mukaisuuden auditointiin. Pilotointivaiheessa on tällä hetkellä myös kiinteistökohteen rakenteisiin ja ilmanvaihtoon liittyviä auditointeja osana Senaatin ennakoivaa sisäolosuhdetoimintaohjelmaa. Otamme uudet auditoinnit käyttöön laajemmin jo ensi vuonna”, Anttonen kertoo.
Auditoinnit ovat systemaattista työtä, jonka avulla huomataan sellaisia vikoja ja puutteita, joita ei voi konttorista käsin selvittää ja jotka eivät välttämättä näy käyttäjille.
Kiinteistöpäällikkö Tuomas Igoni.
Tutustu muihin referensseihimme
TOK vahvistaa kiinteistöjensä ylläpidon suunnitelmallisuutta huoltokirjakoordinoinnilla
Tilaa uutiskirjeemme
Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä