TOK vahvistaa kiinteistöjensä ylläpidon suunnitelmallisuutta huoltokirjakoordinoinnilla

Turun Osuuskauppa (TOK) toimii noin 100 toimipisteessä Varsinais-Suomessa. Kiinteistökantaan kuuluu muun muassa Prisma-hypermarketteja, S-Market- ja Sale-myymälöitä, hotelleja, ravintoloita ja huoltoasemia. Rakennushankkeita on käynnissä jatkuvasti ja kiinteistöjen arjen sujuvuus nojaa ketterään huolto- ja ylläpitotoimintaan.

Rakentamisesta ja kiinteistöjen ylläpidosta vastaavan TOK-tiimin näkökulmasta pyörät pitää oikeaan suuntaan pyörimässä helposti saatavilla oleva ja luotettava kiinteistökohtainen tieto. Ilman sitä rakentamisen ja ylläpidon välinen jatkuvuus katkeaa ja ylläpidon työ alkaa puutteellisilla lähtötiedoilla.

Huoltokirjakoordinointi yhdistää rakentamisen ja ylläpidon

Granlundin asiantuntijoiden toteuttama huoltokirjakoordinointi varmistaa, että kaikilla osapuolilla suunnittelijoista ja urakoitsijoista huoltoyhtiöihin ja TOK:n kiinteistöjohtoon on käytössään yhtenäinen ja ajantasainen tieto. Se tarkoittaa kaikkea tarvittavaa laitetiedoista piirustuksiin, käyttöohjeisiin ja mittauspöytäkirjoihin, joiden pohjalta huoltosuunnitelmat laaditaan kohteen tarpeiden mukaan.

Kun rakennusvaiheessa kerätty ja asiantuntijan jäsentelemä huoltokirjatieto keskitetään kiinteistöjohtamisen ohjelmistoon huoltosuunnitelmien ja ylläpidon arjen pohjaksi, johtamisen tehokkuus nousee uudelle tasolle.

Lakimuutos vahvisti jo käynnissä olleen kehityksen

Uuden Rakentamislain mukaan uudelle rakennukselle tulee laatia konekielisesti luettavissa oleva rakennuksen tietomalleihin tai koneluettaviin tietoihin perustuva käyttö- ja huolto-ohje.

TOK:ssa siirtymä digitaalisiin huoltokirjoihin ja systemaattiseen koordinointiin käynnistyi jo ennen tätä vuonna 2025 voimaan astunutta lakimuutosta. Taustalla ei ollut pelkkä digitalisoinnin tarve vaan halu tehdä tiedosta läpinäkyvää ja päivittäisessä toiminnassa ja päätöksenteossa hyödynnettävää.

TOK:n rakennuttajapäällikkö Aleksi Viljanen kertoo, että huoltokirjakoordinoinnin siirtäminen Granlundille on selkeyttänyt ja tehostanut TOK:n sisäisiä prosesseja rakentamisen ja ylläpidon välillä. Samalla toiminnan ennustettavuus paranee jatkuvasti.

Huoltokirja ei ole pelkkä dokumentti

Granlundin asiakkuuspäällikkö Ville-Veikko Lallukan mukaan huoltokirjakoordinointi mahdollistaa sen, että huoltokirja ei jää passiiviseksi dokumentiksi vaan on aidosti osa huollon arkea. Ylläpidon prosessit ovat valmiit heti käyttöönotosta alkaen, kun huoltosuunnitelma perustuu rakennusvaiheessa koottuun tietoon.

TOK:n huoltokirjat laaditaan suoraan Granlund Manageriin Granlundin asiantuntijan toimesta. Ennen tätä tehdään yhdessä TOK:n työntekijöiden kanssa tarpeet kartoittava suunnittelu, jotta huoltokirja palvelee kaikkia kiinteistön arkeen osallistuvia toimijoita.

Viljanen kiteyttää huoltokirjakoordinoinnin prosessin hyödyt:

Tietojen hallinta ja päivittäminen sekä huoltotoiminnan raportointi ja seuranta on helpottunut, kun huoltokirjan pohjatyö on tehty jäsennellysti ja yhteistyössä loppukäyttäjien kanssa.

Aleksi Viljanen, rakennuttajapäällikkö, Turun Osuuskauppa

Ylläpitovaihe huomioidaan jo hankkeen alussa

Huoltokirjakoordinointi varmistaa, että huoltokirja laaditaan hankkeen alusta alkaen ylläpitovaiheen käyttöä silmällä pitäen ja eri tiedontarpeet huomioiden.

“Tällä prosessilla on saavutettu toiminnallinen ja käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka aidosti palvelee huoltotoimintaa”, Viljainen kuvailee. “Kun suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden tuottama aineisto, kuten käyttö- ja huolto-ohjeet, takuutiedot, mittauspöytäkirjat, laiteluettelot ja paikantamispiirustukset yhtenäistetään ja viedään Granlund Manageriin, on tiedonhallinta kiinteistöhuoltotoiminnassa yksinkertaisempaa”.

Tällä prosessilla on saavutettu toiminnallinen ja käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka aidosti palvelee huoltotoimintaa.

Aleksi Viljanen, rakennuttajapäällikkö, Turun Osuuskauppa

Parannusta ylläpidon arkeen saadaan aina

Huoltokirjakoordinointi on jo vakiintunut toimintamalli TOK:n rakennushankkeissa, mutta myös jo käytössä olevissa kohteissa. Lallukan mukaan olemassa olevaa tietoa voidaan jäsentää ja siirtää Granlund Managerin Huoltokirjaan ylläpidon hyödynnettäväksi myös jälkikäteen.

“Huollon prosesseja voidaan aina parantaa, vaikka kaikkea lähtötietoa ei olisikaan helposti saatavilla. Arkinen toiminta saadaan silti aina selkeämmäksi ja ennustettavammaksi”, Lallukka toteaa.

Viljanen nostaa esiin myös taloudelliset hyödyt:

“Kiinteistökohtaisten huoltosuunnitelmien ja huoltoraporttien kautta saadaan paitsi raportoitua ajantasaista huoltotilannetta, myös rakennettua kiinteistön PTS-listaa. Granlund Manager PTS:n kautta vuosibudjetointi helpottuu ja korjausvelka tuleville vuosille on aina ajantasaista.”