Granlundin historian suurin ohjelmistotoimitus Vantaan kaupungille

“Järjestelmäuudistuksessa vaadittiin sellaisia ohjelmistoja ja sisältöjä, ettei yksikään toimija pystynyt toteuttamaan koko projektia yksin. Siksi Granlund, Rapal, Scudo Solutions ja Gravicon tarjosivat tietojärjestelmäkokonaisuuden yhdessä”, kertoo Granlund Manager -palvelujen liiketoimintajohtaja Veikko Martiskainen.

Yhteistyön ansiosta tilaajan ei tarvinnut tyytyä kompromisseihin tai huolehtia eri järjestelmien integraatioista. Ohjelmistokokonaisuudet kommunikoivat keskenään ja löytyvät yhdestä portaalista. Konsortio loi Vantaan mallin pohjalta IWMS360°-kokonaisratkaisun kiinteistötietojohtamisen tarpeisiin. Malli kokoaa yhteen parhaat työkalut neljältä toimijalta yhden luukun periaatteella.

Manager tehostaa ylläpidon suunnittelua

Granlund Managerilla hallitaan Vantaan kaupungin kiinteistöjen ylläpitoa, elinkaarisuunnittelua (PTS) ja energian käyttöä sekä ohjataan palveluntuottajien toimintaa.

“Uuden järjestelmän tärkein tavoite oli tuoda ydintoimintaamme lisää tehokkuutta ja varmuutta. Uusi ohjelmisto on vanhaa monipuolisempi, ja kaikkien kohteiden peruslähtötiedot päivittyvät automaattisesti eri järjestelmiin”, kertoo Vantaan kaupungin tilakeskuksen toimitilapäällikkö Pasi Salo.

Ohjelmiston käyttöönotto sujui vaivattomasti

Manageriin kuuluu sekä vikailmoitusjärjestelmä että kiinteistönhoidon tehtävien suunnittelu ja seuranta.

“Vikailmoitus- ja palautejärjestelmän käyttöönotto oli helppoa, eivätkä käyttäjät, kuten huoltoa ohjaavat tekniset isännöitsijät ja huoltomestarit, tarvinneet edes varsinaista käyttöönottokoulutusta. Jatkossa tarkoituksemme on luoda ohjelmaan käyttäjäprofiilien mukaisia asiakasnäkymiä, jolloin käyttäjät näkevät vain heitä kiinnostavat toiminnot tai tehtävät”, Salo toteaa. 

Manager sisältää myös Vantaan kaupungin peruskiinteistönhoidon palvelukuvaukset.

“Peruskiinteistönhoitomme on kaupungin oman konserniyhtiön Vantaan tilapalvelut Vantti Oy:n vastuulla, mutta kaiken kaikkiaan Managerilla on vuodessa tuhansia eri käyttäjiä. Manager käsittelee tietoa noin 850 kiinteistöstä, ja ohjelmistossa tehdään jo noin 20 000 palvelupyyntöä vuodessa”, Salo kertoo. 

Yksityiskohtaisia ylläpidon raportteja

Olennainen osa Managerin toimintaa on monipuolinen raportointi. “Kuntaorganisaation toimintaan liittyy erilaisia nimikkeistöjä ja termejä, jotka oli tärkeää tuoda osaksi Manageria jo ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Vaikka nimikkeistöjen laadinta ja määrittely kuulostaa pieneltä asialta, sillä on suuri merkitys järjestelmän käytössä. Kun asiat on luokiteltu oikein, saamme järjestelmästä tarkempia raportteja”, Salo toteaa.

Manager on parantanut myös energiahallinnan raportteja. Ennen tiedot kerättiin käsityönä, mutta nyt paikallinen energiayhtiö lähettää kulutuslukemat sähköisessä muodossa Manageriin, eli tietojen keruu on automaattista. Koska saamamme kulutustieto on aikaisempaa tarkempaa ja laajempaa, myös raportit ovat yksityiskohtaisempia.”

Kiinteistöjen elinkaarisuunnittelun työkalu

Manageria hyödynnetään Vantaalla konkreettisena työkaluna kunnossapitotöiden pitkäjänteisessä suunnittelussa.

“Manager on PTS-suunnittelun työkalu, ja olemme ottaneet sen myös kokouskäyttöön eli emme pidä enää erillisiä työlistoja, vaan kaikki tiedot viedään suoraan Manageriin ja säilytetään siellä”, Salo kertoo.

Huoltomiehet käyttävät Manageria kiinteistönhoidon tehtävien seurannassa ja suorittamisessa, ja mobiilikäyttöliittymä toimii hyvin tableteissa. “Lisäksi olemme aloittaneet kuntoarvioiden viennin PTS:ään, ja tavoitteenamme on viedä sinne myös kohdekatselmusten tulokset. Suunnittelemme myös Managerin laatuauditointityökalun käyttöönottoa.”

Manager käsittelee tietoa noin 850 kiinteistöstä, ja ohjelmistossa tehdään jo noin 20 000 palvelupyyntöä vuodessa.”

Vantaan kaupungin tilakeskuksen toimitilapäällikkö Pasi Salo.