Kilpailutukset

Kilpailutuksen tavoitteena on paremmin toimiva kiinteistön ylläpito

Häiriötön, laadukas ja kustannustehokas kiinteistön ylläpito ei ole itsestäänselvyys. Joskus on aihetta tarkastella sopimuksia tai työn jälkeä uudelleen tai kilpailuttaa palvelut kokonaan.

Kiinteistöpalvelujen kilpailuttamisen asiantuntijamme auttavat varmistamaan, että palveluntuottajasi täyttää vaatimuksesi. Ulko- ja sisätyöt tulee tehdyksi ajallaan, kaikkialla on siistiä, ilma vaihtuu ja valaistus toimii. Talvisin voit luottaa siihen, että lumet on kolattu pihalta ja kesällä nurmikko on leikattu sovitun mukaan.

Häiriötön, laadukas ja kustannustehokas kiinteistön ylläpito ei ole itsestäänselvyys.

Usein kilpailutus päätetään laittaa käyntiin silloin, kun nykyisessä sopimuksessa tai palvelun tasossa ja on parantamisen varaa, tai sopimusta halutaan päivittää vastaamaan paremmin tämän päivän tarpeita. Toisinaan motiivina on löytää kokonaiskustannuksiltaan edullisempi toimija, tällöin on olennaista huomioida mm. erillislaskutettavien töiden osuus kokonaisuudessa.

Lähtötilanteen kartoitus

Aivan aluksi käydään läpi nykyinen sopimus ja tämän hetken tarpeet. Onko nykyisissä kiinteistöpalveluissa jotain, mikä ei toimi tai on jäänyt ajastaan jälkeen? Mihin halutaan muutosta? Millaisia vaikutuksia halutaan saada aikaan?

On hyvä tarkastella myös sitä, kuinka helppoa nykyistä sopimusta on johtaa: onko sovitut asiat kirjattu sopimukseen riittävällä tasolla ja kuinka helppoa sopimuksen toteutumista on seurata? Joskus voi käydä niin, että palveluntuottajaa ei tarvitse vaihtaa, kun sopimus vain saadaan selkeytettyä.

Esiselvittelyvaiheessa asiantuntijamme tekevät tarvittaessa kustannusanalyysejä, sopimus- ja huoltokirja-analyysejä ja palveluntuotannon auditointeja kohteissa, jotta nykytilanteesta saadaan riittävän kattava kuva. Muita tarvittavia lähtöaineistoja ovat esimerkiksi laitekartoitukset, ulkoaluekuvat ja auditointiraportit.

Lähtötilanteessa voidaan pitää myös työpaja, johon osallistuu asiantuntijamme ja tilaajan lisäksi esimerkiksi palveluntuottajan edustajia, tilojen käyttäjiä ja muita sidosryhmiä.

Tarjouspyyntöasiakirjat

Jotta saadaan mahdollisimman laadukkaita tarjouksia, tarvitaan hyvin laaditut ja selkeät tarjouspyyntöasiakirjat, jotka sisältävät kaikki tärkeäksi katsotut yksityiskohdat. Mitä vähemmän löperöjä muotoiluja ja tulkinnanvaraa, sen parempi.

Asiantuntijamme harjaantunut silmä varmistaa, että tarjouspyyntöasiakirjan pohjalta on helppo tehdä selkeä tarjous pyydetyistä asioista.

Kilpailutusvaihe

Huolehdimme tarjouspyyntöjen lähettämisestä valituille palveluntuottajille. Vastaamme tarjoajilta tuleviin kysymyksiin ja organisoimme kohdekierrokset.

Kun tarjoukset on jätetty, keräämme ne yhteen, vertaamme niitä huolellisesti keskenään ja esittelemme tulokset selkeästi. Tältä pohjalta on helppo päättää, keiden kanssa neuvotteluja jatketaan.

Tarjousneuvottelut

Kun sopivimmat kandidaatit ovat tiedossa, alkavat neuvottelukierrokset. Toimimme koordinaattorinasi ja fasilitaattorinasi palveluntuottajien kanssa käytävissä tarjous- ja sopimusneuvotteluissa*. Haastamme ja kyselemme tärkeiden asioiden perään – haluamme varmistaa, että kaikki on ymmärretty oikein molemmilla puolin pöytää. Kaikkien olennaisten kynnyskysymysten pitää olla selvitettynä sopimusneuvotteluvaiheen alussa.

Teemme neuvotteluista tarkata muistiot, joihin on helppo palata, jos sopimuksen täytäntöönpanossa ilmenee myöhemmin epäselvyyksiä.

(* Granlund ei tarjoa juristipalveluja tai sopimuspohjia – sopimukset laaditaan tilaajan tai palveluntuottajan sopimuspohjille.)

Sopimuksen aloitus

Kun sopimukset on allekirjoitettu ja sopimusjakso lähtee käyntiin, tuemme kiinteistöpalvelujen tuottajaa kohteiden haltuunotossa uuden sopimusmallin mukaisesti. Usein aloitamme työpajalla, joissa paikalla ovat asiantuntijamme lisäksi sekä tilaajan että palveluntuottajan avainhenkilöt.

Käymme läpi kaikki keskeiset asiat ja tavoitteet erittäin konkreettisesti ja selkeästi. Näin varmistamme, että kaikki ovat ymmärtäneet sopimuksen sisällön. Huolehdimme, että viesti menee perille koko palveluorganisaatioon – muutoin on riski, että kilpailuttaminen ei tuota haluttuja tuloksia ja hommat jatkuvat kuten ennenkin.

Auditoinnit

Auditoinneilla voimme varmistaa ylläpidon laadun lähtötilanteen kartoittamiseksi, sopimuskauden alussa ja säännöllisesti sen aikana. Toimitamme kaikista tekemistämme auditoinneista selkeän raportin.

Sopimuskaudella pidettävissä auditoinneissa tarkastamme, onko palvelu sopimuksen edellyttämällä tasolla. Kohdekierroksella käymme läpi kaikki yhdessä sovitut asiat esimerkiksi huoltotoiminnan tai siivouksen laadun osalta.