Hyppää sisältöön
UutinenMiten onnistut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksissa?

Miten onnistut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksissa?

9.10.2023 – Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.

Aihepiiri
Kiinteistöjohtaminen, Tuottavuus
Jaa

Maailman muutosvauhti on kova, eikä kiinteistöjen ylläpidon tilanne pysy pitkiä aikoja ennallaan. Viime vuosina asiantuntijamme ovat tehneet kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksia esimerkiksi muuttuneiden palvelutarpeiden takia. Kilpailutukset ovat voineet koskea koko palveluverkostoa tai pelkästään esimerkiksi huoltoa tai siivousta.

Asiakkuuspäällikkömme Ville-Veikko Lallukka kehottaa tarkastelemaan kiinteistöjen ylläpidon toimintaa aika ajoin uusin silmin.

“Kun palvelujen tavoitteet, palvelukuvaukset ja laiteluettelot saadaan nykypäivän tasolle, ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.”

Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.

“Palvelusopimukset eivät välttämättä enää vastaa kiinteistönomistajan tavoitteita tai lainsäädännön vaatimuksia”, toteaa Granlundin myynti- ja asiakkuusjohtaja Susanna Sairanen.

Ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.

Ville-Veikko Lallukka

Esiselvitysvaihe nostaa kilpailutusaineistot tämän päivän tasolle

Granlundille erilaisista palveluntarjoajista karttunut vertailuaineisto auttaa määrittämään tarkkaan, mitä kiinteistön ylläpidolta pitää vaatia nykypäivänä. Kilpailutusprosessia muokataan tarpeen mukaan esimerkiksi asuntokohteeseen sopivaksi tai vastaamaan julkisen kilpailutuksen vaatimuksia.

Tyypillisimmin Granlundin asiantuntijoiden apuja käytetään toimisto- ja liiketiloihin, mutta listalta löytyy myös teknisesti haastavia kohteita, kuten teollisuus- tai laboratoriotiloja.

Kilpailutusta ei kannata toteuttaa aina samalla aineistolla. Asiantuntijat korostavat esiselvitysvaiheen merkitystä ja asiakkaan tarpeiden huomioimista kilpailutusaineistojen laadinnassa.

“Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita”, Lallukka toteaa.

Lähtötietoja voidaan hankkia kohdekierroksilla, mutta pääasiassa tiedot saadaan koottua yhdessä keskustelemalla tai työpajoissa. ”Kerromme avoimesti ja rakentavasti, jos jokin nykyisen palvelusopimuksen sisällössä, kustannuksissa, työmäärässä tai prosesseissa vaatii muutoksia”, Sairanen sanoo.

Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita.

Lallukan mukaan joskus voi käydä niinkin, että kilpailutus todetaan tarpeettomaksi; nykyisen sopimuksen analysointi, toiminnan auditointi ja kustannusanalyysi osoittavat, että homma toimii. Silloin riittää, että tehdään päivityksiä sopimukseen nykyisen toimijan kanssa.

Vastuullisuus mukana lähes jokaisessa kilpailutuksessa

Riittävä taustatyö varmistaa, että kilpailutusaineistoissa huomioidaan asiakkaan kiinteistöjohtamisen kehittyminen, esimerkiksi vastuullisuuden ja digitaalisuuden saroilla.

“Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa”, Sairanen sanoo.

Hyvä esimerkki on kiinteistösijoittaja Antiloopin yli 30 toimistokiinteistöä koskeva uusi palvelusopimus. Kilpailutuksen päätteeksi valittu huoltoyhtiö vastaa myös kiinteistöjen energiamanageroinnista ja -seurannasta.

Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa.

Susanna Sairanen

Miten palvelusopimus jalkautetaan käytäntöön?

Jotta asiakkaan tavoitteet näkyvät käytännön ylläpitotoiminnassa, sopimuksen sisältö on jalkautettava onnistuneesti kentälle. Yhteistyö saadaan alusta asti oikeille urille aloittamalla palvelusopimuksen toteutus esimerkiksi yhteisellä työpajalla. Laatua voidaan myös auditoida sopimuskauden aluksi, aikana ja jälkeen.

“Silloin ylläpitotoiminnan laatu, sisältö ja kustannukset ovat tiedossa kaikissa vaiheissa”, Lallukka sanoo.

Samalla asiantuntijat voivat huolehtia siitä, että tieto virtaa koko sopimuskauden ajan, esimerkiksi käytännön ylläpidon, korjaushankkeiden ja huoltokirjan välillä.

Haluatko kuulla lisää?

Granlundin palvelut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksiin

  • Esiselvitysvaihe, mm. nykytilanteen analysointi, työpajat, laatutasovaatimukset ja palvelukuvaukset
  • Kilpailutusmateriaalien ja sopimussisältöjen laatiminen, esim. palkitsemis- ja sanktiomallit
  • Kilpailutuksen toteutus, esim. huolto, tekninen huolto, tekninen manageeraus, vartiointi, siivous ja aulapalvelut
  • Tarjousneuvottelut palveluntarjoajien kanssa
  • Palveluntarjoajien valinta
  • Palvelut sopimuskauden aikana, esim. auditoinnit ja sopimuksenmukaisuuden varmistaminen.

Susanna Sairanen

Kaupallinen johtaja
Granlund Oy

Ville-Veikko Lallukka

Asiakkuuspäällikkö

Lisää uutisiamme

Vastuullinen kiinteistö -markkinatutkimus kannustaa suhtautumaan vastuullisuuteen mahdollisuutena

07.11.2024 – Vastuullinen kiinteistö -markkinatutkimus on Granlundin ja JLL:n yhdessä toteuttama tietopaketti kiinteistöalan vastuullisuudesta vuonna 2024.

Uutinen
Pekka Metsi, Granlund

Granlundin vuosi näyttää hyvältä niin liikevaihdossa kuin henkilöstö- ja asiakastyytyväisyydessä

01.11.2024 – Granlundin vuosi näyttää marraskuun alussa onnistuneelta, ja toimitusjohtaja Pekka Metsi uskoo, että myös rakennusalan aallonpohja on saavutettu. Liikevaihdon kasvun lisäksi…

Uutinen

E3-tutkimushankkeen mukaan sisäilman puhdistaminen vähentää virusten leviämistä

30.10.2024 – Korona-aikana käynnistynyt laaja poikkitieteellinen E3-tutkimushanke päättyy lokakuun lopussa. Hanke on tuottanut uutta tietoa ilman puhdistamisen vaikutuksista virusten leviämiseen erilaisissa kiinteistöissä.

Uutinen

Granlund designs specialised AI data centers for Nordic climate

29.10.2024 – The Artificial Intelligence boom creates a need for a new generation of data centers. An AI data center has unique…

Uutinen

Granlund’s employee satisfaction based on a strong corporate culture

29.10.2024 – At 94%, the majority of Granlund employees are happy with Granlund as a workplace. On a scale of 1–5, Granlund…

Uutinen

Onnistunut ammattikeittiösuunnittelu vaatii laaja-alaista osaamista

11.10.2024 – Toimivassa keittiöympäristössä työskentely on sujuvaa, miellyttävää ja turvallista. Hyvän ergonomian ansiosta työviihtyvyys paranee, mikä näkyy taas asiakkaille parempana ja nopeampana…

Uutinen

HUS sairaalan toimenpidesiiven peruskorjaus parantaa energiatehokkuutta talotekniikalla

11.10.2024 – Meilahden sairaalan toimenpidesiipi uudistuu lähes vuosikymmenen kestävässä peruskorjauksessa. Laajan sairaalahankkeen talotekniikkasuunnittelusta vastaa Granlundin kokenut sairaalasuunnittelutiimi.

Uutinen

Viiskorven energiaratkaisun luontovaikutukset huomioitiin jo selvitysvaiheessa

09.10.2024 – Espoon Viiskorpeen kaavoitettavalle kaupunkialueelle etsitään innovatiivista, kustannustehokasta ja ilmastokestävää energiajärjestelmää, jolla on mahdollisimman vähän negatiivisia luontovaikutuksia. Työ haluttiin aloittaa varhaisessa…

Uutinen

Vattendata flödar till Granlund Manager

08.10.2024 – Integrationen av Granlund Manager och Smartvatten gör uppföljningen och rapporteringen av vattenförbrukningen betydligt snabbare och tillförlitligare. De strängare kraven på…

Uutinen

Tilaa uutiskirjeemme

Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.

Mitä tietoa etsit?