Hyppää sisältöön
UutinenMiten onnistut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksissa?

Miten onnistut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksissa?

9.10.2023 – Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.

Aihepiiri
Kiinteistöjohtaminen, Tuottavuus
Jaa

Maailman muutosvauhti on kova, eikä kiinteistöjen ylläpidon tilanne pysy pitkiä aikoja ennallaan. Viime vuosina asiantuntijamme ovat tehneet kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksia esimerkiksi muuttuneiden palvelutarpeiden takia. Kilpailutukset ovat voineet koskea koko palveluverkostoa tai pelkästään esimerkiksi huoltoa tai siivousta.

Asiakkuuspäällikkömme Ville-Veikko Lallukka kehottaa tarkastelemaan kiinteistöjen ylläpidon toimintaa aika ajoin uusin silmin.

“Kun palvelujen tavoitteet, palvelukuvaukset ja laiteluettelot saadaan nykypäivän tasolle, ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.”

Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.

“Palvelusopimukset eivät välttämättä enää vastaa kiinteistönomistajan tavoitteita tai lainsäädännön vaatimuksia”, toteaa Granlundin myynti- ja asiakkuusjohtaja Susanna Sairanen.

Ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.

Ville-Veikko Lallukka

Esiselvitysvaihe nostaa kilpailutusaineistot tämän päivän tasolle

Granlundille erilaisista palveluntarjoajista karttunut vertailuaineisto auttaa määrittämään tarkkaan, mitä kiinteistön ylläpidolta pitää vaatia nykypäivänä. Kilpailutusprosessia muokataan tarpeen mukaan esimerkiksi asuntokohteeseen sopivaksi tai vastaamaan julkisen kilpailutuksen vaatimuksia.

Tyypillisimmin Granlundin asiantuntijoiden apuja käytetään toimisto- ja liiketiloihin, mutta listalta löytyy myös teknisesti haastavia kohteita, kuten teollisuus- tai laboratoriotiloja.

Kilpailutusta ei kannata toteuttaa aina samalla aineistolla. Asiantuntijat korostavat esiselvitysvaiheen merkitystä ja asiakkaan tarpeiden huomioimista kilpailutusaineistojen laadinnassa.

“Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita”, Lallukka toteaa.

Lähtötietoja voidaan hankkia kohdekierroksilla, mutta pääasiassa tiedot saadaan koottua yhdessä keskustelemalla tai työpajoissa. ”Kerromme avoimesti ja rakentavasti, jos jokin nykyisen palvelusopimuksen sisällössä, kustannuksissa, työmäärässä tai prosesseissa vaatii muutoksia”, Sairanen sanoo.

Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita.

Lallukan mukaan joskus voi käydä niinkin, että kilpailutus todetaan tarpeettomaksi; nykyisen sopimuksen analysointi, toiminnan auditointi ja kustannusanalyysi osoittavat, että homma toimii. Silloin riittää, että tehdään päivityksiä sopimukseen nykyisen toimijan kanssa.

Vastuullisuus mukana lähes jokaisessa kilpailutuksessa

Riittävä taustatyö varmistaa, että kilpailutusaineistoissa huomioidaan asiakkaan kiinteistöjohtamisen kehittyminen, esimerkiksi vastuullisuuden ja digitaalisuuden saroilla.

“Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa”, Sairanen sanoo.

Hyvä esimerkki on kiinteistösijoittaja Antiloopin yli 30 toimistokiinteistöä koskeva uusi palvelusopimus. Kilpailutuksen päätteeksi valittu huoltoyhtiö vastaa myös kiinteistöjen energiamanageroinnista ja -seurannasta.

Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa.

Susanna Sairanen

Miten palvelusopimus jalkautetaan käytäntöön?

Jotta asiakkaan tavoitteet näkyvät käytännön ylläpitotoiminnassa, sopimuksen sisältö on jalkautettava onnistuneesti kentälle. Yhteistyö saadaan alusta asti oikeille urille aloittamalla palvelusopimuksen toteutus esimerkiksi yhteisellä työpajalla. Laatua voidaan myös auditoida sopimuskauden aluksi, aikana ja jälkeen.

“Silloin ylläpitotoiminnan laatu, sisältö ja kustannukset ovat tiedossa kaikissa vaiheissa”, Lallukka sanoo.

Samalla asiantuntijat voivat huolehtia siitä, että tieto virtaa koko sopimuskauden ajan, esimerkiksi käytännön ylläpidon, korjaushankkeiden ja huoltokirjan välillä.

Haluatko kuulla lisää?

Granlundin palvelut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksiin

  • Esiselvitysvaihe, mm. nykytilanteen analysointi, työpajat, laatutasovaatimukset ja palvelukuvaukset
  • Kilpailutusmateriaalien ja sopimussisältöjen laatiminen, esim. palkitsemis- ja sanktiomallit
  • Kilpailutuksen toteutus, esim. huolto, tekninen huolto, tekninen manageeraus, vartiointi, siivous ja aulapalvelut
  • Tarjousneuvottelut palveluntarjoajien kanssa
  • Palveluntarjoajien valinta
  • Palvelut sopimuskauden aikana, esim. auditoinnit ja sopimuksenmukaisuuden varmistaminen.

Susanna Sairanen

Kaupallinen johtaja
Granlund Oy

Ville-Veikko Lallukka

Asiakkuuspäällikkö

Lisää uutisiamme

Rakennesuunnittelu Granlund

Granlund laajentaa rakennesuunnittelun liiketoimintaa

14.05.2024 – Talotekniikan markkinajohtaja laajentaa rakennesuunnittelun liiketoimintaansa. Palveluissa tullaan keskittymään erityisen vaativiin kohteisiin ja vähähiiliseen rakentamiseen.

Uutinen

Vesidata virtaa Granlund Manageriin

12.04.2024 – Granlund Managerin ja Smartvattenin integraatio tekee vedenkulutuksen seurannasta ja raportoinnista huomattavasti nopeampaa ja luotettavampaa. Kiristyvät vastuullisuusraportointivaatimukset korostavat integraation hyötyjä.

Uutinen

Granlundin maine vakaana ja luotettavana työnantajana ei ole syntynyt tyhjästä

10.04.2024 – Finanssikriisi, 90-luvun lama, pandemia, rakennusalan haasteet… Näissäkin maailman meille heittämissä kierrepalloissa Granlund on pysynyt vuodesta toiseen työntekijöidensä silmissä turvaa tuovana…

Uutinen

Modelspacen ja Granlund Managerin integraatio: tehokkuutta korjaushankkeiden johtamiseen

03.04.2024 – Modelspacen ja Granlund Managerin integraation avulla johdat korjaus- ja rakennushankkeitasi tehokkaasti, kun kaikki hankkeiden johtamiseen tarvittavat tiedot löytyvät samasta paikasta.

Uutinen

Rakennuttamisen liiketoiminta on Granlundilla vahvassa kasvussa

02.04.2024 – Granlundin rakennuttamisen ja valvonnan liiketoiminta on kasvanut vuosikymmenessä yli 17 miljoonaan euroon. Asiakkaat arvostavat erityisesti kokonaispalvelua.

Uutinen

Ken Dooley palaa Granlundille Chief Data Officerin rooliin

25.03.2024 – Työskenneltyään muutaman vuoden kasvuyrityksessä, Ken Dooley palaa Granlundille tehtävänään tuoda dataliiketoimintaan uusia tuulia ja kiinteistöjen käyttäjien näkökulmaa.

Uutinen
Tiia-Lotta Tuominen

Mentorointi lisää itsetuntemusta ja tuo uusia näkemyksiä

07.03.2024 – Granlundin mentorointiohjelmassa granlundilaiset pääsevät keskustelemaan ammatti-identiteetistä ja urastaan kokeneemman konkarin kanssa. Ohjelmasta hyötyy myös mentori.

Uutinen
Timo Palonkoski, Granlund

Timo Palonkoski liiketoiminnan kehitysjohtajaksi Granlundille

26.02.2024 – Liiketoiminnan kasvattamisen ja kehittämisen ammattilainen Timo Palonkoski on nimitetty Granlundille liiketoiminnan kehitysjohtajan tehtävään.

Uutinen
Davor Stjelja, Priyanka Thapa, Anna Korolyuk ja Nhung Nguyen

Kansainväliset granlundilaiset osallistuvat aktiivisesti yhtiön monimuotoisuuden kehittämiseen

15.02.2024 – Granlundin kansainvälisillä työntekijöillä on paljon annettavaa työyhteisön monimuotoisuudelle ja osaamisen kasvattamiselle. Neljä Suomeen muuttanutta granlundilaista kertoo kokemuksistaan.

Uutinen

Tilaa uutiskirjeemme

Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.

Mitä tietoa etsit?