Miten onnistut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksissa?
9.10.2023 – Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.
Maailman muutosvauhti on kova, eikä kiinteistöjen ylläpidon tilanne pysy pitkiä aikoja ennallaan. Viime vuosina asiantuntijamme ovat tehneet kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksia esimerkiksi muuttuneiden palvelutarpeiden takia. Kilpailutukset ovat voineet koskea koko palveluverkostoa tai pelkästään esimerkiksi huoltoa tai siivousta.
Asiakkuuspäällikkömme Ville-Veikko Lallukka kehottaa tarkastelemaan kiinteistöjen ylläpidon toimintaa aika ajoin uusin silmin.
“Kun palvelujen tavoitteet, palvelukuvaukset ja laiteluettelot saadaan nykypäivän tasolle, ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.”
Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.
“Palvelusopimukset eivät välttämättä enää vastaa kiinteistönomistajan tavoitteita tai lainsäädännön vaatimuksia”, toteaa Granlundin myynti- ja asiakkuusjohtaja Susanna Sairanen.
Ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.
Ville-Veikko Lallukka
Esiselvitysvaihe nostaa kilpailutusaineistot tämän päivän tasolle
Granlundille erilaisista palveluntarjoajista karttunut vertailuaineisto auttaa määrittämään tarkkaan, mitä kiinteistön ylläpidolta pitää vaatia nykypäivänä. Kilpailutusprosessia muokataan tarpeen mukaan esimerkiksi asuntokohteeseen sopivaksi tai vastaamaan julkisen kilpailutuksen vaatimuksia.
Tyypillisimmin Granlundin asiantuntijoiden apuja käytetään toimisto- ja liiketiloihin, mutta listalta löytyy myös teknisesti haastavia kohteita, kuten teollisuus- tai laboratoriotiloja.
Kilpailutusta ei kannata toteuttaa aina samalla aineistolla. Asiantuntijat korostavat esiselvitysvaiheen merkitystä ja asiakkaan tarpeiden huomioimista kilpailutusaineistojen laadinnassa.
“Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita”, Lallukka toteaa.
Lähtötietoja voidaan hankkia kohdekierroksilla, mutta pääasiassa tiedot saadaan koottua yhdessä keskustelemalla tai työpajoissa. ”Kerromme avoimesti ja rakentavasti, jos jokin nykyisen palvelusopimuksen sisällössä, kustannuksissa, työmäärässä tai prosesseissa vaatii muutoksia”, Sairanen sanoo.
Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita.
Lallukan mukaan joskus voi käydä niinkin, että kilpailutus todetaan tarpeettomaksi; nykyisen sopimuksen analysointi, toiminnan auditointi ja kustannusanalyysi osoittavat, että homma toimii. Silloin riittää, että tehdään päivityksiä sopimukseen nykyisen toimijan kanssa.
Vastuullisuus mukana lähes jokaisessa kilpailutuksessa
Riittävä taustatyö varmistaa, että kilpailutusaineistoissa huomioidaan asiakkaan kiinteistöjohtamisen kehittyminen, esimerkiksi vastuullisuuden ja digitaalisuuden saroilla.
“Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa”, Sairanen sanoo.
Hyvä esimerkki on kiinteistösijoittaja Antiloopin yli 30 toimistokiinteistöä koskeva uusi palvelusopimus. Kilpailutuksen päätteeksi valittu huoltoyhtiö vastaa myös kiinteistöjen energiamanageroinnista ja -seurannasta.
Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa.
Susanna Sairanen
Miten palvelusopimus jalkautetaan käytäntöön?
Jotta asiakkaan tavoitteet näkyvät käytännön ylläpitotoiminnassa, sopimuksen sisältö on jalkautettava onnistuneesti kentälle. Yhteistyö saadaan alusta asti oikeille urille aloittamalla palvelusopimuksen toteutus esimerkiksi yhteisellä työpajalla. Laatua voidaan myös auditoida sopimuskauden aluksi, aikana ja jälkeen.
“Silloin ylläpitotoiminnan laatu, sisältö ja kustannukset ovat tiedossa kaikissa vaiheissa”, Lallukka sanoo.
Samalla asiantuntijat voivat huolehtia siitä, että tieto virtaa koko sopimuskauden ajan, esimerkiksi käytännön ylläpidon, korjaushankkeiden ja huoltokirjan välillä.
Haluatko kuulla lisää?
Granlundin palvelut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksiin
- Esiselvitysvaihe, mm. nykytilanteen analysointi, työpajat, laatutasovaatimukset ja palvelukuvaukset
- Kilpailutusmateriaalien ja sopimussisältöjen laatiminen, esim. palkitsemis- ja sanktiomallit
- Kilpailutuksen toteutus, esim. huolto, tekninen huolto, tekninen manageeraus, vartiointi, siivous ja aulapalvelut
- Tarjousneuvottelut palveluntarjoajien kanssa
- Palveluntarjoajien valinta
- Palvelut sopimuskauden aikana, esim. auditoinnit ja sopimuksenmukaisuuden varmistaminen.
Lisää uutisiamme
Vastuullinen kiinteistö -markkinatutkimus kannustaa suhtautumaan vastuullisuuteen mahdollisuutena
07.11.2024 – Vastuullinen kiinteistö -markkinatutkimus on Granlundin ja JLL:n yhdessä toteuttama tietopaketti kiinteistöalan vastuullisuudesta vuonna 2024.
Granlundin vuosi näyttää hyvältä niin liikevaihdossa kuin henkilöstö- ja asiakastyytyväisyydessä
01.11.2024 – Granlundin vuosi näyttää marraskuun alussa onnistuneelta, ja toimitusjohtaja Pekka Metsi uskoo, että myös rakennusalan aallonpohja on saavutettu. Liikevaihdon kasvun lisäksi…
- Granlund
E3-tutkimushankkeen mukaan sisäilman puhdistaminen vähentää virusten leviämistä
30.10.2024 – Korona-aikana käynnistynyt laaja poikkitieteellinen E3-tutkimushanke päättyy lokakuun lopussa. Hanke on tuottanut uutta tietoa ilman puhdistamisen vaikutuksista virusten leviämiseen erilaisissa kiinteistöissä.
- Talotekniikka
Granlund designs specialised AI data centers for Nordic climate
29.10.2024 – The Artificial Intelligence boom creates a need for a new generation of data centers. An AI data center has unique…
- Data and digitalisation
Granlund’s employee satisfaction based on a strong corporate culture
29.10.2024 – At 94%, the majority of Granlund employees are happy with Granlund as a workplace. On a scale of 1–5, Granlund…
- Granlund
Onnistunut ammattikeittiösuunnittelu vaatii laaja-alaista osaamista
11.10.2024 – Toimivassa keittiöympäristössä työskentely on sujuvaa, miellyttävää ja turvallista. Hyvän ergonomian ansiosta työviihtyvyys paranee, mikä näkyy taas asiakkaille parempana ja nopeampana…
- Suunnittelu
HUS sairaalan toimenpidesiiven peruskorjaus parantaa energiatehokkuutta talotekniikalla
11.10.2024 – Meilahden sairaalan toimenpidesiipi uudistuu lähes vuosikymmenen kestävässä peruskorjauksessa. Laajan sairaalahankkeen talotekniikkasuunnittelusta vastaa Granlundin kokenut sairaalasuunnittelutiimi.
- Korjausrakentaminen
- Talotekniikka
Viiskorven energiaratkaisun luontovaikutukset huomioitiin jo selvitysvaiheessa
09.10.2024 – Espoon Viiskorpeen kaavoitettavalle kaupunkialueelle etsitään innovatiivista, kustannustehokasta ja ilmastokestävää energiajärjestelmää, jolla on mahdollisimman vähän negatiivisia luontovaikutuksia. Työ haluttiin aloittaa varhaisessa…
Vattendata flödar till Granlund Manager
08.10.2024 – Integrationen av Granlund Manager och Smartvatten gör uppföljningen och rapporteringen av vattenförbrukningen betydligt snabbare och tillförlitligare. De strängare kraven på…
Tilaa uutiskirjeemme
Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.