Muuramen kunta tilasi huoltokirjakoordinoinnin osaavilta ammattilaisilta

Muuramen kunnan oma ylläpito-organisaatio on kapea, kuten monissa suomalaiskunnissa. ”Ajankäytön kannalta meidän kannattaakin tilata huoltokirjakoordinointi asian hyvin osaavilta ammattilaisilta”, toteaa kunnan rakennusvalvonnan lupainsinööri Juho-Matti Peltokangas.

Kumppanin valinta tuntui luontevalta, koska Muuramen kunnalla on jo käytössä Granlund Managerin huoltokirja. Kinkomaan koulun laajennuksen ja hirsirunkoisen Isolahden päiväkodin rakentamisen huoltokirjakoordinointi aloitettiin työmaakokouksista.

Valmiin huoltokirjan pitää sisältää kohteeseen todella asennettujen järjestelmien asennus- ja huoltotiedot sekä käyttöohjeet.

Katariina Järvinen, Granlund

”Alussa tärkeintä on ohjeistaa suunnittelijoita ja urakoitsijoita keräämään juuri oikeat dokumentit projektipankkiin”, kertoo Granlundin asiakkuuspäällikkö Katariina Järvinen.

Kun suunnittelijat ja urakoitsijat olivat tuottaneet pyydetyt dokumentit, Granlundin asiantuntijat kävivät ne läpi ja varmistivat, että laitetiedot pitävät paikkansa.

”Valmiin huoltokirjan pitää sisältää kohteeseen todella asennettujen järjestelmien asennus- ja huoltotiedot sekä käyttöohjeet”, Järvinen korostaa.

Huoltokirjaan perustettiin myös huoltosuunnitelmat ja energiaseurannan mittarit. Niiden avulla kiinteistönomistajan on helppo seurata veden- ja energiankulutusta.

Huoltokirjakoordinoinnista ei aiheutunut lisätyötä

Peltokankaan mukaan Granlundin asiantuntijat paimensivat eri osapuolia onnistuneesti ja valvoivat tilaajan puolesta, ettei mitään liitteitä puutu. Kokonaispalveluun kuului, että konsultit myös siirsivät dokumentit projektipankista digitaaliseen huoltokirjaan projektiryhmän puolesta.

”Meidän tarvitsi vain antaa Granlundille projektipankin käyttöoikeudet, ja he hoitivat homman kotiin.”

Huoltokirjakoordinoinnin helppous oli iloinen yllätys myös suunnittelijoille ja urakoitsijoille.

”Kaikki olivat mielissään, kun heidän ei tarvinnut opetella käyttämään uutta järjestelmää. Riitti, että he veivät materiaalit tuttuun projektipankkiin”, Peltokangas kiittelee.

Järvisen mukaan huoltokirjakoordinointi onnistui Muuramessa poikkeuksellisen hyvin. Kaikki dokumentit saatiin kasaan ajallaan, koska eri osapuolet olivat alusta asti tietoisia yhteisistä vaatimuksista. ”Kunta oli maininnut tiettyjen dokumenttien tarpeen fiksusti jo hankesopimuksissa.”

Huoltokirjan pitää olla niin helppotajuinen, että sitä pystyy hyödyntämään kuka tahansa ilman insinöörikoulutusta.

Helppotajuinen huoltokirja kohteen käyttäjille

Valmis huoltokirja ei sisällä mitään turhaa, vaan kaikki ne tiedot, joita loppukäyttäjä tarvitsee.

”Projektipankin satoja dokumentteja ei ole järkeä tallentaa huoltokirjaan, vaan valitsemme vain tärkeimmät, kuten luovutuspiirustukset”, Järvinen kertoo.

Kaikki dokumentit on myös nimetty selkeästi ja niputettu järkeviksi kokonaisuuksiksi, jotta huoltokirja helpottaa ylläpidon, johdon ja tilojen käyttäjien arkea, esimerkiksi palvelupyyntöjen lähettämistä.

”Huoltokirjan pitää olla niin helppotajuinen, että sitä pystyy hyödyntämään kuka tahansa ilman insinöörikoulutusta”, Järvinen sanoo.

Peltokankaan mukaan huoltokirjakoordinoinnilla ratkaistiin monesta kiinteistöstä tuttu ongelma: sähköisesti dokumentoitujen asiakirjojen puute. ”Nyt Kinkomaan koulun ja Isolahden päiväkodin kaikki tiedot ovat tulevaisuutta ajatellen helposti saatavilla ja kaikkien löydettävissä.”

Seuraavaksi huoltokirjakoordinointia jatketaan Muuramen kunnan jättihankkeessa, Mäkelänmäen alakoulussa.

”Lisäksi toteutamme kunnan kiinteistöissä kuntoarvioita ja aloitamme PTS-suunnitelmien laatimisen kiinteistöjohtamisen helpottamiseksi”, Järvinen kertoo.