Porvoon seurakunnissa siirryttiin ennakoivaan ylläpitoon
22.9.2021 – Hallitumman ylläpidon aikakausi on alkanut Porvoossa. Kaikille tutun keskiaikaisen tuomiokirkon lisäksi kaikki muutkin Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistöt on tuotu Granlund Manageriin.
Porvoon seurakuntayhtymä hallinnoi 11 kiinteistön kokonaisuutta, johon kuuluu muun muassa keskiaikainen tuomiokirkko, hautausmaa, seurakuntakoteja ja kappeleita. Kiinteistötiedon hallintaan ei kuitenkaan ollut käytössä sähköistä järjestelmää.
”Paperit pistettiin mappeihin, joista tieto löytyi myöhemmin, jos löytyi”, kuvailee lähtötilannetta Porvoon seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hankintapäällikkö Krista Eloneva.
Paperit pistettiin mappeihin, joista tieto löytyi myöhemmin, jos löytyi.
Myös vastuut olivat epäselvät ja tieto hajallaan. Jos joku etsi tiettyä tietoa, hän sai hakea sitä useammalta henkilöltä.
Tiedon henkilöityminen olikin yksi ongelmista. ”Esimerkiksi eläköityminen on riski, jos kiinteistöjen ylläpitoon liittyvää tietoa katoaa ihmisten mukana”, toteaa Granlundin asiakkuuspäällikkö Henri Salonen.
Käyttöönoton helppous yllätti iloisesti
Granlund Managerin sähköinen huoltokirja otettiin seurakunnissa käyttöön joulukuussa 2020. ”Halusimme kiinteistöjen hallintaan ammattimaista otetta”, Eloneva kiteyttää.
Tavoitteena oli myös tehostaa kiinteistönhoidon arkea, siirtyä reagoivasta ylläpidosta ennakoivaan ja ulkoistaa osa työstä. Uuden järjestelmän käyttöönotto alkoi kohdekierroksilla.
”Arvioimme huoltotoiminnan nykytilan auditointityökalulla ja keräsimme kohteista teknistä tietoa kuvineen ja kommentteineen. Lisäksi keskustelimme kiinteistönhoitajien kanssa. Hehän tuntevat rakennukset parhaiten”, Salonen kertoo.
Keräsimme kohteista teknistä tietoa kuvineen ja kommentteineen.
Seuraavaksi jokaiselle kohteelle luotiin huoltosuunnitelma ja pitkän tähtäimen PTS-runko. Käyttöönotto sujui jouhevasti muutamassa viikossa.
”Asiantuntijat olivat kartoittaneet tarpeemme hyvin ja vieneet järjestelmään kaikki perustiedot. Meille jäi vain ohjelman käytön opettelu!”, Eloneva sanoo.
Kulutusseuranta ohjaa kohti ilmastotavoitteita
Suomen evankelisluterilaisen kirkon mukaan suurin osa seurakuntien ilmastopäästöistä syntyy kiinteistöjen lämmittämisestä ja sähkönkulutuksesta. Granlund Managerin automaattinen kulutusseuranta onkin Porvoon seurakunnille tärkeä apuväline ilmastotavoitteiden saavuttamisessa.
”Toimintaamme ohjaa Hiilineutraali kirkko -ilmastostrategia, ja tavoitteenamme on hiilineutraalius vuoteen 2030 mennessä”, Eloneva sanoo. Työ on jo hyvällä alulla. ”Muun muassa tuomiokirkko lämmitetään maalämmöllä, ja luovumme öljylämmityksestä kokonaan tämän ja ensi vuoden aikana.”
Toimintaamme ohjaa Hiilineutraali kirkko -ilmastostrategia.
Helpotusta johdon ja kiinteistönhoitajien arkeen
Uusi järjestelmä on jo helpottanut ylläpidon arkea. ”Kustannusseuranta on todella kätevä työkalu budjetoinnissa”, Eloneva kertoo.
Tiedon hankinta ja seurattavuus ovat parantuneet. Jokaista asiaa ei tarvitse kysellä erikseen. Järjestelmään jää jälki kaikista korjauksista ja niiden tekijästä.
Elonevan mukaan aikaa säästyy myös kentällä, kun esimerkiksi kulutusseurantaraportin teko ei vaadi kiinteistöstä toiseen juoksemista: mittarilukemat saadaan järjestelmästä. Myös poikkeamat tulee kirjattua ylös jo kohteessa. Mobiilisovelluksen ansiosta asiat eivät unohdu ja jää tekemättä.
Käyttöönottoon kuului uuden palveluntuottajan kilpailutus, joka vietiin läpi poikkeuksellisen tiukassa aikataulussa.
”Laadimme kohdekierroksilla työmäärämitoituksen ja palvelukuvaukset sekä niiden pohjalta valmiit kilpailutus- ja sopimusmateriaalit”, Salonen sanoo.
Asiantuntijat ovat seurakuntayhtymän tukena myös sopimuskauden aikana.
”Ensi keväänä meidän on mahdollista hyödyntää Granlundin auditointipalvelua, jonka avulla pääsemme kiinni ostopalvelun laatuun ja sen kehittymisen seurantaan ulkopuolisen silmin”, Eloneva sanoo.
Haluatko kuulla lisää?
Joonatan Uuspelto
Porvoon seurakuntayhtymässä otettiin käyttöön Granlund Managerin sähköinen huoltokirja, mikä edistää suunnitelmallista ja ennakoivaa ylläpitoa. Automaattinen kulutusseuranta auttaa myös ilmastotavoitteiden saavuttamisessa.
Porvoon seurakuntayhtymä
- Kaksi seurakuntaa: Porvoon suomalainen seurakunta ja Borgå svenska domkyrkoförsamling
- Hallinnoi 11 kiinteistöä, joihin kuuluu mm. keskiaikainen tuomiokirkko, hautausmaan rakennukset, seurakuntakoteja, kappeleita ja kerhotiloja sekä kurssikeskus Pellingin saaristossa
- Kirkkohallitus myönsi seurakunnan ympäristöohjelmalle Kirkon ympäristödiplomin (2020)
- Toimii Hiilineutraali Kirkko -ilmastostrategian mukaisesti.
Granlund Manager -ohjelmisto ja sen käyttöä tukevat palvelut
– Kohdekohtaiset huoltosuunnitelmat
– PTS
– Automaattinen kulutusseuranta
– Kiinteistönhoidon resurssitarpeen arviointi, työmäärämitoitus ja palvelukuvaukset
– Valmis palveluntuottajien kilpailutus- ja sopimusmateriaali
Tutustu muihin referensseihimme
TOK vahvistaa kiinteistöjensä ylläpidon suunnitelmallisuutta huoltokirjakoordinoinnilla
Haluatko lisätietoa tai jättää tarjouspyynnön?
Kerro meille millaista lisätietoa tarvitset tai lähetä tarjouspyyntö. Olemme pian yhteydessä sinuun.
Tilaa uutiskirjeemme
Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.