Uusia oivalluksia ja sujuvampaa arkea Härrydan kunnan kiinteistöissä

Härrydan kunnassa Länsi-Ruotsissa käytettiin aiemmin kiinteistönhallinnan järjestelmää, johon koottiin tietoja kiinteistöistä, vikailmoituksista ja energiankulutuksesta. Kun ohjelmiston tuki oli päättymässä, kunnassa käynnistettiin uuden ratkaisun kartoitus. Tavoitteena oli löytää moderni ja helppokäyttöinen kokonaisratkaisu pitkäjänteiseen kiinteistöjohtamiseen.

“Vuonna 2022 saimme tiedon, että käytössämme ollut kiinteistöhallinnan ohjelmisto poistuu käytöstä muutaman vuoden kuluessa. Aloitimme siksi markkinakartoituksen uuden ratkaisun löytämiseksi. Halusimme löytää kokonaisratkaisun ja Granlund Manager vastasi kaikkiin tarpeisiimme”, kertoo Härrydan kunnan suunnittelupäällikkö Hanna Halldan.

Suurten datamäärien sujuva migraatio

Käyttöönotto toteutettiin vaiheissa, ja kaikki aiemman ohjelmiston tiedot siirrettiin Granlund Manageriin. Siirrettävää dataa oli paljon, koska Härryda oli aiemmin digitalisoinut laajasti kiinteistötietoja ja tehnyt yksityiskohtaisia inventointeja.

”Viiden vuoden aikana olemme inventoineet kaikki kiinteistömme huonetasolle asti, mikä kasvatti siirrettävän datan määrää merkittävästi – sitä oli yli 60 000 riviä”, kertoo Härrydan kunnan järjestelmävastaava David Skalsky.

Ensimmäiseksi rakennettiin perusta kiinteistötiedoista ja sen jälkeen otettiin käyttöön palvelupyyntöjen käsittely. Kahden kiinteistön pilotin jälkeen koko organisaatio koulutettiin ja ratkaisu oli täydessä käytössä kuukaudessa. Käyttö laajeni vähitellen Granlund Managerin muihin toiminnallisuuksiin, ja nyt sitä hyödynnetään erityisesti palvelupyynnöissä, energiankulutuksen seurassa, pitkän aikavälin suunnittelussa sekä omavalvonnassa ja auditoinneissa.

“Palvelupyyntöihin siirtyminen sujui yllättävän helposti. Henkilöstö pääsi nopeasti uuteen ohjelmistoon sisään ja palaute oli erittäin positiivista”, Halldan jatkaa.

Paperista digitaaliseksi – uusi, tehokkaampi työskentelytapa

Granlund Managerin avulla Härrydan kunta siirtyi manuaalisista auditoinneista digitaaliseen toimintatapaan. Aiemmin tarkastukset tehtiin manuaalisesti paperilla, mutta nyt kaikki hoituu suoraan järjestelmässä, mikä nopeuttaa tiedonkulkua ja parantaa seurattavuutta.

Kulutusdatan saaminen oli aiemmin yli kuukauden prosessi. Nyt luvut ovat saatavilla muutamassa päivässä.

Camilla Fröidstedt Hedlund, Härrydan kunnan kiinteistöpäällikkö

“Olemme ottaneet suuren askeleen eteenpäin auditoinneissa. Prosessi on nopeampi ja tarkempi, ja se antaa paremman pohjan suunnittelulle ja päätöksenteolle. Säästämme paljon manuaalista työtä tarkastusten yhteydessä kiinteistöissä sekä jälkikäteen toimistolla”, kertoo kiinteistöpäällikkö Camilla Fröidstedt Hedlund.

Energiankulutuksen seurannasta on samalla tullut tehokkaampaa. Sähkön ja kaukolämmön data tuodaan järjestelmään automaattisesti integraatioiden kautta, mikä helpottaa seurantaa ja parantaa sen tarkkuutta. Poikkeamat havaitaan aiempaa nopeammin ja niihin voidaan reagoida heti.

“Kun seuranta on suoraan ohjelmistossa, havaitsemme poikkeamat nopeasti ja voimme toimia heti. Se säästää sekä aikaa että rahaa”, Fröidstedt Hedlund jatkaa.

Katse tulevaisuudessa, kehitystyö keskiössä

Muutaman vuoden Granlund Managerin käytön jälkeen Härrydan kunnassa sekä järjstelmä, että uusi toimintatapa koetaan omiksi. Nyt tavoitteena on syventää Granlund Managerin käyttöä edelleen.

Ohjelmistossa on paljon laajemminkin potentiaalia ja haluamme jatkaa yhteistä kehitystä Granlundin kanssa.

Hanna Halldan, Härrydan kunnan suunnittelupäällikkö

“Olemme löytäneet meille sopivan tavan toimia ja nyt on aika ottaa seuraava askel. Ohjelmistossa on paljon laajemminkin potentiaalia ja haluamme jatkaa yhteistä kehitystä Granlundin kanssa. Meillä on runsaasti ideoita ja toiveita, ja Otto Granlundilta on ollut erittäin avulias ja kärsivällinen, mistä olemme todella kiitollisia”, Halldan päättää.