Huoltokirjapalvelut

Huoltokirjapalvelut auttavat johtamaan ylläpitoa tehokkaasti

Kiinteistönpidon asiantuntijamme ovat tukenasi varmistamassa sujuvan kiinteistön ylläpidon edellytykset aina työmaavaiheesta pitkälle tulevaisuuteen.

Teemme huoltokirjakoordinoinnin kohteeseesi, kilpailutamme kiinteistöhoidon palvelut, seuraamme laatua ja sopimuksenmukaisuutta. Raportoimme kiinteistösi tilanteesta kattavasti.

Palvelumme varmistaa, että voit johtaa kiinteistöjesi ylläpitoa tehokkaasti: löydät helposti huomiota vaativat asiat, pystyt tekemään oikeita päätöksiä ja hallitset ylläpidon kustannuksia.

Huoltokirjakoordinointi

Rakentamislaki velvoittaa huoltokirjakoordinointiin kaikissa uudis- ja korjausrakentamisen hankkeissa. Aloitamme huoltokirjakoordinoinnin usein jo ensimmäisessä työmaakokouksessa. Neuvomme hankkeen osapuolia, kuten suunnittelijoita ja urakoitsijoita, kokoamaan tarvittavat tiedot digitaalista huoltokirjaa varten.

Huoltokirja laaditaan alusta alkaen kiinteistön ylläpito-organisaation ja käyttäjien tarpeet huomioiden. Keskitymme ylläpidon kannalta olennaisiin asioihin, jolloin valmis digitaalinen huoltokirja tukee kiinteistön käyttöä, ylläpitoa ja kiinteistöjohtamista – esimerkiksi PTS-suunnittelua ja korjausvelan hallintaa.

Täyden palvelun huoltokirjakoordinointi ei vaadi projektiryhmältä yhtään ylimääräistä ajan- ja resurssien käyttöä. Vastaamme aineiston keräämisestä, laadun tarkastamisesta ja tietojen tallentamisesta yhdessä valittuun kiinteistöjohtamisen järjestelmään, kuten Granlund Manageriin.

Näin projektin eri osapuolille ei aiheudu lisätyötä, kuten uuden järjestelmän käytön opettelua. Samalla varmistamme, että suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden lähettämä materiaali päätyy järjestelmään ajallaan ja asianmukaisessa muodossa.

Huoltosuunnitelma

Laadimme käyttöösi huoltosuunnitelman, joka kokoaa yhteen kiinteistön kaikki ylläpitoa vaativat kohteet, järjestelmät, laitteet ja niiden huoltotoimenpiteet. Suunnitelma toimii kiinteistön huollon selkärankana, ja sen avulla voit varmistaa, että toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia, oikea-aikaisia ja dokumentoituja.

Huoltosuunnitelma perustuu huolellisesti kerättyihin lähtötietoihin, kuten suunnitteluasiakirjoihin ja -piirustuksiin sekä viranomaisvaatimuksiin.

Mikäli lähtötietoja ei ole kattavasti saatavilla, voimme toteuttaa kohdekierroksen, jossa tunnistetaan kaikki ylläpitoa edellyttävät kohteet ja laitteet. Näiden pohjalta muodostamme kiinteistölle laitekannan eli teknisen puun, jota täydennetään laitteiden teknisillä tiedoilla.

Kaiken kerätyn tiedon pohjalta laaditaan kohteelle sekä huoltosuunnitelma että palvelukuvaus. Näin syntyy saumaton kokonaisuus, joka ohjaa huoltotoimintaa ja tukee sopimuksenmukaista palvelun toteutusta.

Palvelukuvaus määrittää, mitä huoltoyhtiön tulee tehdä ja millä palvelutasolla.

Huoltosuunnitelma konkretisoi palvelukuvauksen vaatimukset aikataulutetuiksi ja toistuviksi tehtäviksi.

Lopputuloksena syntyy:

• Selkeä ja kattava kuva kiinteistön huoltotarpeista
• Ajantasainen ja dokumentoitu laitekanta tulevaa ylläpitoa ja suunnittelua varten
• Yhtenäinen huollon sisältö, jota voidaan ohjata ja seurata tehokkaasti
• Parempi huoltopalveluiden sopimushallinta ja laadunvarmistus
• Varmuus siitä, että viranomaisvaatimukset täyttyvät

Huoltokirjan jalkauttaminen

Olipa kyseessä uusi tai vanha kohde, huollon palveluntarjoajan ja henkilöstön on hyvä oppia tuntemaan huoltokirjan ja huoltosuunnitelman sisältö heti alusta lähtien.

Käyttökoulutuksissa ja perehdytyksissä saadaan tehokkaasti jalkautettua yhteiset pelisäännöt kiinteistöhoitoon. Näin varmistetaan, että sopimus on ymmärretty samoin kuin tilaaja ja palveluntuottaja ovat sen laatineet.

Takuuajan seuranta

Autamme huolehtimaan, että urakoitsijan vastuulla olevat takuuajan huollot tulee tehdyksi – oli takuuaika mikä hyvänsä. Valvomme, että takuuajan tehtävät suoritetaan ajallaan ja mahdolliset puutteet saadaan korjattua. Palvelumme sisältää myös jatkuvan raportoinnin: raportoimme tehdyistä huolloista, havaitsemistamme puutteista ja niiden korjauksen etenemisestä.

Jos kohteessa tarvitaan kattavaa teknistä takuuajan seurantaa, Talotekniikan optimoinnin asiantuntijat ottavat kiinteistön talotekniikan tehovalvontaan.

Auditoinnit

Varmistamme, että huoltopalveluja tuotetaan sen mukaan, mitä on sovittu. Kiinteistönhoidon auditoinneissa käymme kohdekierroksen aikana läpi kiinteistön, ja tarkastamme, että huollon palveluntarjoajan kanssa tehdyn sopimuksen mukainen ylläpito toimii kuten pitääkin. Kaivamme esiin mahdolliset heikot lenkit ja tuomme ne päivänvaloon.

Toimitamme auditoinneista aina selkeän raportin, josta mahdolliset tarkempaa huomiota vaativat tai laadultaan puutteelliset asiat nousevat selkeästi esiin.

Säännölliset auditoinnit mahdollistavat palvelutason kehityksen seurannan ja auttavat tunnistamaan puutteet ajoissa ennen kuin ne vaikuttavat kiinteistön toimintaan. Auditointien avulla voidaan myös arvioida, täyttyvätkö mahdollisen palkkio- ja sanktiomallin ehdot.

Tyypillisiä auditoitavia seikkoja ovat:

• Vuokralaisvastuut: onko vuokralainen huolehtinut sovituista ylläpitotehtävistä?
• Kiinteistönhoidon laatu
• Siivouksen laatu
• Ulko- ja viheralueiden hoidon laatu
• Teknisen huollon laatu

Kiinteistönhoidon kilpailutukset

Kiinteistönhoidon kilpailutuksen tavoitteena on tarpeesi mukainen, kustannustehokas ja laadukas palvelukokonaisuus. Kilpailuttaminen ei ole aina halpuuttamista – laatu on myös tärkeää.

Kilpailutuksen huolellinen valmistelu, sopimuksen haltuunottovaihe sekä sopimuksenmukaisuuden seuraaminen ovat tärkeitä.

Me Granlundilla tuemme sinua koko kiinteistöpalvelujen hankintaprosessi ajan, autamme mielellämme myös yksittäisissä kilpailutuksen vaiheissa. Saat tueksesi kiinteistöjen ylläpitoon perehtyneen asiantuntijamme tiimeineen.