Mitä kuuluu rakennushankkeiden virtuaalisille Big Roomeille?
9.6.2020 – Allianssihankkeissa Big Room -toiminta on osa hanketiimin työskentelymallia. Mitä kuuluu Big Roomeille eri puolella Suomea tällä hetkellä?
Tämä talvi ja kevät ovat olleet merkillistä aikaa. Hiihtämään emme päässeet Etelä-Suomessa lainkaan. Lunta tuli huhtikuussa, kun olimme asennoituneet jo kevään ja kesäloman odotukseen. Tammikuussa lähti Kiinasta vyörymään odottamaton katastrofi, jonka kokonaisvaikutuksia emme vieläkään tiedä.
Korona on laittanut meidän kaikkien työ- ja yksityiselämän uusiksi. Digiloikka tehtiin meidänkin perheessä niin rakennushankkeiden kuin koulutehtävien parissa. Ihailtavaa on ollut seurata, kuinka Suomen opetustoiminta loikkasi yhdessä viikossa sujuvaan etäopetukseen ja kuinka meidän perheen ala- ja yläkoululainen omaksuivat ja ottivat haltuun uudet digityökalut saman tien ilman muutosvastarintaa. Mutta miten meillä rakennushanketoiminnassa? Kuinka me olemme onnistuneet digiloikassa?
Haluatko kuulla lisää?
Piia Sormunen
Tiedonhallinta, tiedonhallinta, tiedonhallinta
Allianssihankkeissa Big Room -toiminta on osa hanketiimin työskentelymallia. Mitä kuuluu Big Roomeille eri puolella Suomea tällä hetkellä? Keskustelin kolmen eri allianssihankkeen projektipäällikön sekä Big Room -toimijoiden kanssa. Kysyin heiltä, miten virtuaalinen Big Room- toiminta on lähtenyt rullaamaan Vaasassa, Kuopiossa ja Helsinki-Vantaalla?
Kaikki kokivat, että virtuaalinen Big Room on osoittautunut positiiviseksi yllätykseksi. Big Roomin toiminta on voitu siirtää toteutettavaksi Teams- ympäristöön. Aiempi työpajatyöskentely on muuttunut enemmänkin hyvin valmistelluiksi ja tehokkaiksi kokouskäytännöiksi. Suunnittelutiimien näkökulmasta on havaittavissa, että suunnittelutyön tuottavuus on kasvanut. Etätoimistoissa on vähemmän häiriötekijöitä, jotka keskeyttävät työskentelyn. Etäkokouksia järjestetään vähemmän, ne ovat tehokkaampia ja paremmin valmisteltuja kuin Big Roomissa järjestettävät sessiot.
Virtuaalisen Big Roomin toiminnassa kaikissa hankkeissa alleviivattiin tiedonhallinnan ja viestintätyökalujen merkitystä. Tuomo Lindstedt T2-allianssista kiteytti projektijohtamisen suurimman haasteen kolmeen sanaan: tiedonhallinta, tiedonhallinta ja tiedonhallinta.
Kaikissa näissä allianssiprojekteissa on lähdetty siitä, että Big Roomissa syntyvän tiedon tulee olla reaaliaikaisesti saatavilla myös Big Roomin ulkopuolella. Nyt vaikuttaa siltä, että digitaalisista ympäristöistä on viimein saatu maksimaalinen hyöty irti osana Big Room -toimintaa. Teams-ympäristö yhdistettynä tietokantapohjaisiin päätös- ja tehtävälokeihin sekä projektin reaaliaikaiseen digitaaliseen tilannehuoneeseen mahdollistaa tiedon virtaamisen virtuaalisessa Big Roomissa.
Voiko suuren rakennus- ja aluekehityshankkeen aloittaa virtuaalisesti?
Huhtikuun aikana ovat myös virtuaalityöpajat tulleet jäädäkseen. Turussa potkaistiin käyntiin suuri rakennus- ja aluekehityshanke digitaalisesti. Kick-off -työpajassa oli yli 30 hankkeen eri osapuolta integroituimassa ja luomassa yhteistä tahtotilaa hankkeen organisaatiomallista, omasta roolista hankkeessa sekä päätöksentekoprosesseista.
Osallistujat pitivät virtuaalityöpajaa erittäin onnistuneena. Työskentelyssä käytettiin Teams- ympäristöä pienryhmäkokouksineen sekä HowSpace -virtuaalityöpaja-alustaa osallistamiseen. Mitä tähän tarvittiin? Oikeaa asennetta ja rohkeutta lähteä mukaan uudenlaiseen työskentelytapaan. Tätä löytyi Turun kaupungilta. Lisäksi onnistumisen edellytyksenä oli huolellinen ennakkovalmistautuminen, jota tarvitaan myös onnistuneen kasvokkaispalaverin tai Big Room -työpajan läpiviemiseksi.
Inhimillinen digitalisaatio
Vaikka virtuaalinen Big Room ja työpaja saadaan toimimaan hyvin ja tehokkaasti, meiltä jää puuttumaan kuitenkin se inhimillinen tekijä, toisen kohtaaminen. Tämä nousi keskusteluissa vahvasti esille. Big Roomit, kokoukset ja työpajat ovat integroitumisen ja kohtaamisen paikkoja, joissa syntyy pohja yhteistyölle, luottamukselle ja kunnioitukselle.
Millä me saamme virtuaalimaailmassa luotua tämän inhimillisen kohtaamisen – inhimillisen digitalisaation? Olen sitä mieltä, että ensimmäinen askel siihen on yksinkertaisesti videokuvan jakaminen. Kuva tekee meistä enemmän läsnäolevia, saavutettavia ja inhimillisiä virtuaaliympäristössä.
Uskonkin, että vaikka me olemme saaneet tehtyä digiloikan virtuaalisessa työskentelyssä, tulemme tulevaisuudessa, sitten kun se on mahdollista, jatkamaan myös kasvokkaispalavereita, Big Roomeja ja työpajoja. Sitä aitoa inhimillistä kohtaamista kuitenkin kaivataan.
Hyvää vointia ja inhimillisiä virtuaalikokouksia!
Blogi on julkaistu alun perin LCI Finlandin blogina.
Piia Sormunen
Talotekniikan johtava asiantuntija, Granlund Oy
piia.sormunen@granlund.fi
040 653 3118
