Digiloikka kannattaa!
25.1.2022 – Kiinteistönpidon digiloikasta on hyötyä vain silloin, kun se tuo käyttäjilleen aitoa lisäarvoa ja helpottaa heidän työtään, kirjoittaa Jani Säisä.
Arvokkaasta omaisuudesta olisi syytä pitää hyvää huolta, mutta monen kiinteistön kohdalla tässä on vielä paljon parannettavaa. Minulle on työni kautta käynyt pelottavalla tavalla ilmi, että toisinaan miljoonien arvoista kiinteistöomaisuutta johdetaan ja hoidetaan mutu-tuntumalla, ilman järjestelmällisesti koottua tietoa ja pitkäjänteistä suunnittelua.
Tiedot talotekniikasta ja energiankulutuksesta ovat hajallaan mapeissa, Excel-taulukoissa tai useiden eri järjestelmien ja kirjautumisten takana. Laitteiden huollot merkataan paperisiin huoltokirjoihin – jos muistetaan ja ennätetään.
Monessa tapauksessa paras tieto kiinteistön kunnosta ja tehdyistä toimenpiteistä löytyykin kiinteistöpäällikön tai huoltomiehen päästä. Mutta mitä tapahtuu, jos kävelevä tietopankki jää eläkkeelle tai pitkälle sairauslomalle?
Digitalisaatiosta hyötyvät kaikki
Maailma digitalisoituu vauhdilla, ja tästä kannattaa kiinteistöalallakin ottaa täysi hyöty irti. Kiinteistönpidon digitaalisoimisesta on kuitenkin hyötyä vain silloin, kun se tuo käyttäjilleen aitoa lisäarvoa ja helpottaa heidän työtään.
Vaikkapa seurakunnan budjetista vastaava talouspäällikkö voi tarkistaa hetkessä tietokoneeltaan suunnitelman tulevista remonteista. Urheilukiinteistön huoltomies näkee puolestaan älypuhelimensa mobiilisovelluksesta, milloin ilmanvaihtokone on huollettava seuraavan kerran.
Saamme usein asiakkailtamme palautetta siitä, että digiloikka on kannattanut. Siirtyminen kiinteistöjen suunnitelmalliseen ja ennakoivaan ylläpitoon tuo pitkällä tähtäimellä isoja kustannussäästöjä. Samalla entistä järjestelmällisempi toiminta säästää henkilöstön aikaa ja vaivaa, kun ylimääräisen sähläyksen ja tietokatkosten sijaan voidaan panostaa entistä paremmin kiinteistöjen ja niiden käyttäjien hyvinvointiin.
Miten softan saa käyttöön?
Tapauksessa, jossa kiinteistön tietoja ei vielä ole missään digitaalisessa muodossa, homma alkaa perusteita. Meillä Granlundilla työ alkaa usein niin, että kiinteistöt käydään läpi ja kerätään oleelliset tiedot taloteknisistä laitteista ja ylläpidettävistä rakenteista.
Sitten tiedot siirretään Granlund Manager -ohjelmistoon, ja samalla asiakas saa ehdotuksen kohteen huoltosuunnitelmaksi. Samassa yhteydessä voidaan miettiä rakennuksen korjaustarpeita jo pitkälle tulevaisuuteen, jolloin vähennetään arvaamattomien kulujen syntymistä.
Tärkeimpiin vaiheisiin kuuluu uuden järjestelmän käyttöönotto, jossa kiinteistön johtamisesta ja ylläpidosta vastaavat henkilöt perehdytetään ohjelmiston käyttöön.
Tässä tärkeää on motivointi. Granlund Managerilla ei kytätä työntekijöiden tekemättömiä töitä, vaan järjestelmästä on oikeasti hyötyä, kun kaikki työtehtävien hoitamisessa tarvittava ajantasainen tieto löytyy vaivattomasti yhdestä paikasta.
Kirjoittaja: Jani Säisä (Kuvassa)
Jani työskentelee Kuopion Granlundilla kiinteistöjen elinkaaripalvelujen osaston johtajana.
