Miten onnistut kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksissa?

Maailman muutosvauhti on kova, eikä kiinteistöjen ylläpidon tilanne pysy pitkiä aikoja ennallaan. Viime vuosina asiantuntijamme ovat tehneet kiinteistöjen ylläpidon kilpailutuksia esimerkiksi muuttuneiden palvelutarpeiden takia. Kilpailutukset ovat voineet koskea koko palveluverkostoa tai pelkästään esimerkiksi huoltoa tai siivousta.

Asiakkuuspäällikkömme Ville-Veikko Lallukka kehottaa tarkastelemaan kiinteistöjen ylläpidon toimintaa aika ajoin uusin silmin.

“Kun palvelujen tavoitteet, palvelukuvaukset ja laiteluettelot saadaan nykypäivän tasolle, ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.”

Jos kilpailutuksia ei tehdä eikä sopimussisältöjä ole vähään aikaan päivitetty, kustannukset karkaavat helposti käsistä, laatu voi heiketä ja palvelujen sisältö muuttua vanhanaikaiseksi.

“Palvelusopimukset eivät välttämättä enää vastaa kiinteistönomistajan tavoitteita tai lainsäädännön vaatimuksia”, toteaa Granlundin myynti- ja asiakkuusjohtaja Susanna Sairanen.

Ylläpitoon löytyy usein yllättäviä hyötyjä.

Ville-Veikko Lallukka

Esiselvitysvaihe nostaa kilpailutusaineistot tämän päivän tasolle

Granlundille erilaisista palveluntarjoajista karttunut vertailuaineisto auttaa määrittämään tarkkaan, mitä kiinteistön ylläpidolta pitää vaatia nykypäivänä. Kilpailutusprosessia muokataan tarpeen mukaan esimerkiksi asuntokohteeseen sopivaksi tai vastaamaan julkisen kilpailutuksen vaatimuksia.

Tyypillisimmin Granlundin asiantuntijoiden apuja käytetään toimisto- ja liiketiloihin, mutta listalta löytyy myös teknisesti haastavia kohteita, kuten teollisuus- tai laboratoriotiloja.

Kilpailutusta ei kannata toteuttaa aina samalla aineistolla. Asiantuntijat korostavat esiselvitysvaiheen merkitystä ja asiakkaan tarpeiden huomioimista kilpailutusaineistojen laadinnassa.

“Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita”, Lallukka toteaa.

Lähtötietoja voidaan hankkia kohdekierroksilla, mutta pääasiassa tiedot saadaan koottua yhdessä keskustelemalla tai työpajoissa. ”Kerromme avoimesti ja rakentavasti, jos jokin nykyisen palvelusopimuksen sisällössä, kustannuksissa, työmäärässä tai prosesseissa vaatii muutoksia”, Sairanen sanoo.

Nykytilanteen kartoitus paljastaa lähes aina kehittämistarpeita.

Lallukan mukaan joskus voi käydä niinkin, että kilpailutus todetaan tarpeettomaksi; nykyisen sopimuksen analysointi, toiminnan auditointi ja kustannusanalyysi osoittavat, että homma toimii. Silloin riittää, että tehdään päivityksiä sopimukseen nykyisen toimijan kanssa.

Vastuullisuus mukana lähes jokaisessa kilpailutuksessa

Riittävä taustatyö varmistaa, että kilpailutusaineistoissa huomioidaan asiakkaan kiinteistöjohtamisen kehittyminen, esimerkiksi vastuullisuuden ja digitaalisuuden saroilla.

“Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa”, Sairanen sanoo.

Hyvä esimerkki on kiinteistösijoittaja Antiloopin yli 30 toimistokiinteistöä koskeva uusi palvelusopimus. Kilpailutuksen päätteeksi valittu huoltoyhtiö vastaa myös kiinteistöjen energiamanageroinnista ja -seurannasta.

Palveluverkoston vastuullinen toiminta on mukana jo lähes jokaisessa kilpailutuksessa.

Susanna Sairanen

Miten palvelusopimus jalkautetaan käytäntöön?

Jotta asiakkaan tavoitteet näkyvät käytännön ylläpitotoiminnassa, sopimuksen sisältö on jalkautettava onnistuneesti kentälle. Yhteistyö saadaan alusta asti oikeille urille aloittamalla palvelusopimuksen toteutus esimerkiksi yhteisellä työpajalla. Laatua voidaan myös auditoida sopimuskauden aluksi, aikana ja jälkeen.

“Silloin ylläpitotoiminnan laatu, sisältö ja kustannukset ovat tiedossa kaikissa vaiheissa”, Lallukka sanoo.

Samalla asiantuntijat voivat huolehtia siitä, että tieto virtaa koko sopimuskauden ajan, esimerkiksi käytännön ylläpidon, korjaushankkeiden ja huoltokirjan välillä.

Haluatko kuulla lisää?