Aiotko sähköistää liiketoimintasi? Muista päivittää työskentelytapasi!
22.2.2022 – Digitaaliseen järjestelmään siirtyminen tarjoaa oivan mahdollisuuden muokata vanhoja työskentelytapoja. Ota nämä viisi askelta kohti parempaa tuottavuutta.
Digitalisaatio on megatrendi, jonka kelkkaan useimmat yritykset haluavat hypätä. Uusiin työkaluihin investoiminen on hyvä alku, mutta työtehokkuuden saa kasvuun vain vanhoja työtapoja muokkaamalla. Hyvä uutinen on, että digitalisoituminen tarjoaa siihen hienon mahdollisuuden.
Tässä viisi vinkkiä muutoksen läpiviemiseen.
1. Yksinkertaista toimintamallit
Olen oppinut itsenäiseksi pienestä pitäen, ja se on varmasti syy, minkä takia minun on joskus vaikea ymmärtää joidenkin yritysten porrastettua johtamiskulttuuria. Olisi niin paljon tuottavampaa, jos kaikki työtehtävät välittyisivät sähköisessä järjestelmässä automaattisesti oikealle henkilölle sen sijaan, että ne kulkevat usean välikäden kautta aiheuttaen valtavan määrän turhaa paperityötä.
Vinkki: Aloita toimintamallien yksinkertaistaminen selvittämällä, onko organisaatiossa liikaa kerrostumia.
2. Omaksu kaikki tai ei mitään -lähestymistapa
Tämä on tositarina: Olimme asentamassa uutta sähköistä järjestelmää asiakkaallemme, joka päätti täysin digitaalisen lähestymistavan sijaan pitää kiinni manuaalisista työskentelytavoista.
Vuokralaiset pääsivät nyt jättämään palvelupyyntönsä sähköisesti, ja johtajan sihteeri tulosti pyynnön paperille antaakseen sen osaston esihenkilölle. Hän allekirjoitti paperin ja välitti sen tiimipäällikölle, joka toimitti paperin parhaiten työhön sopivalle työntekijälle. Kun työ oli viimein tehty, paperi kulki koko reitin takaperin takaisin johtajan sihteerille.
Kuulostaako monimutkaiselta? Sitä se olikin.
Vinkki: Jos aiot sähköistää liiketoimintasi, tee se kokonaan, tai lopputuloksena saattaa olla entistä enemmän töitä.
3. Laske taloudellinen hyöty
Ymmärrän, että vanhoista tavoista irrottautuminen voi aluksi tuntua haastavalta. Jos selvität heti alkuun sijoitetun pääoman tuottoasteen, asia alkaa kummasti konkretisoitua, sillä laskemien avulla on helppo hahmottaa, paljonko muutos säästää selvää rahaa. Pekingissä sijaitseva Radisson Blue Hotel vaihtoi käyttöjärjestelmäämme ja muokkasi samalla työtapojaan – seurauksena oli 15 prosentin säästö vain neljässä kuukaudessa.
Vinkki: Aseta taloudelliset laskelmat etusijalle.
4. Luottamus palkitsee
Olen vahvasti sitä mieltä, että vanhanaikaisesta mikromanageroinnista poissiirtyminen edellyttää luottamusta henkilökuntaan. Digitaaliset työkalut tekevät tästä mutkattomampaa, sillä tieto on järjestelmässä kaiken aikaa ja kaikkien nähtävillä. Työntekijöille muutos merkitsee entistä joustavampaa työskentelyä ja esihenkilöille helpompaa työnohjausta.
Vinkki: Lisää luottamusta työyhteisössä digitaalisten työkalujen avulla.
5. Älä ole yksin muutoksen kanssa
Oikein toteutettuna digitalisaatio voi merkittävästi lisätä tuottavuutta ja läpinäkyvyyttä sekä sujuvoittaa asioista viestimistä. Sähköiseen käyttöjärjestelmään siirtyminen on loistava tilaisuus muuttaa työtapoja. Käytä tuo mahdollisuus, mutta pyydä siihen ulkopuolista apua. Kokenut ammattilainen osaa tarkastella asioita uudesta näkökulmasta ja ehdottaa muutoksia, joiden avulla säästyy aikaa ja rahaa.
Vinkki: Anna digitalisaatiolle mahdollisuus, mutta älä tee sitä yksin.
Haluatko kuulla lisää?
Otto Åkerberg
Lue muita blogejamme
Ilmastonmuutos kurittaa kiinteistöjä
22.04.2024 – Ilmastonmuutos on valitettava tosiasia, eikä sen seurauksilta voi välttyä: realisoituvat ilmastoriskit näkyvät meillä jo nyt – ja lisää on luvassa.…
”Kaikkia pikkasen harmitti” – venyvä läpimenoaika on liian tuttu ilmiö
04.04.2024 – Kun seurasin sivusta pieleen mennyttä katkaisijoiden vaihtoa erään teollisuuslaitoksen muuntamorakennuksessa, mieleeni tuli vanha sanonta: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tässä…
Energiatodistus, E-lukulaskelma, rakennusluvan energiaselvitys – mikä tarvitaan milloinkin?
22.02.2024 – Kestävän rakentamisen ryhmäpäällikkö Panu Rautio selventää alan terminologiaa. Mihin E-luku perustuu ja miksi juuri sillä mitataan rakennusten energiatehokkuutta? Millaisilla toimenpiteillä…
Kestävien ratkaisujen kehittäminen laajenee kiinteistöistä kortteleihin
06.02.2024 – Kaiken kehitystoiminnan ytimessä ovat tällä hetkellä ilmastonmuutoksen vastaiset toimet. Meidän on löydettävä uusia päästövähennyskeinoja.
Suurin osa kiinteistöalan tietojärjestelmistä on vanhentuneita
31.01.2024 – Kiinteistöalan tietojärjestelmät ovat usein vanhentuneita, eivätkä vastaa tämän päivän vaatimuksiin. Vanhentuneet järjestelmät aiheuttavat pulmia kaikille, jotka tarvitsevat ajantasaista ja luotettavaa…
Tunnetko jo energiayhteisöjen monet mahdollisuudet?
22.11.2023 – Energiantuottajien ja -kuluttajien yhteenliittymät eli energiayhteisöt tuottavat suuria taloudellisia hyötyjä. Erityisesti asiakkaitamme kiinnostaa vihreän sähkön jakamistalous.
Mitä tilojen toimivuuskysely kertoo terveydenhuollon tilojen käyttäjätyytyväisyydestä?
10.11.2023 – Terveydenhoidon rakennusprojekteille tehdään valmistumisen jälkeen taloudellinen loppuselvitys, mutta olisiko tarpeen toteuttaa myös toiminnallinen loppuselvitys? Vain kysymällä selviää, ovatko käyttäjät tyytyväisiä…
Missä vaiheessa hiilijalanjälkilaskenta kannattaa tehdä?
30.10.2023 – Tiedätkö, missä vaiheessa ja miten usein hiilijalanjälkilaskentaa pitäisi rakennushankkeessa tehdä? Hiiliohjaus on parhaimmillaan prosessi, joka tuottaa dataa myös seuraavia hankkeita…
Yritysten päästövähennystavoitteet vaativat enemmän myös hiilijalanjälkilaskennalta
24.10.2023 – Yritystason hiilijalanjälkilaskenta alkaa olla monelle jo arkipäivää, mutta päästöraportoinnin vaatimukset kasvavat koko ajan. Ihannetapauksessa hiilijalanjälkilaskenta tukee liiketoimintojen ja tuotteiden päästövaikutusten…
Uskottava vastuullisuusstrategia on kiinteistöalalla kilpailuvaltti
19.10.2023 – Kiinteistönomistajan on pystyttävä osoittamaan sijoittajille ja vuokralaisille, että se harjoittaa vastuullista liiketoimintaa. Kiristyvä sääntely edellyttää pienemmiltäkin toimijoilta uskottavaa vastuullisuusstrategiaa.
Tilaa uutiskirjeemme
Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.
