Hyppää sisältöön
Hyvä tiedonkulku lisää asiakastyytyväisyyttä

Hyvä tiedonkulku lisää asiakastyytyväisyyttä

8.2.2022 – Kiinteistöjohtamisessa viestintä on avainasemassa, ja tiedonkulku on yllättävänkin helppo saada sujuvaksi. Tässä blogissa kerron, miten se onnistuu käytännössä.

Aihepiiri
Data ja digitalisaatio
Jaa

Tällainen tilanne lienee tuttu sinullekin: ongelma on havaittu, ja se pitäisi saada ratkaistua mahdollisimman pian. Palveluntuottajalle lähtee palvelupyyntö, ja sen jälkeen odotetaan, että jotakin tapahtuisi. Ja kun se ’jotakin’ on ei yhtään mitään, alkaa kiukuttaa. Teknistä henkilökuntaa on helppo syyttää tehottomuudesta tai suoranaisesta laiskuudesta, vaikka ongelman ytimessä saattaakin olla viestintävälineiden puute.

Hyvän tiedonkulun rakentaminen ei ole mitenkään monimutkaista – kuten ei mikään muukaan kiinteistöjohtamisessa. Toimivassa viestinnässä on kyse vain siitä, että asiakkaat pidetään ajan tasalla antamalla heille tietoa, jota he tarvitsevat. Hyvän asiakaskokemuksen kannalta tämä on ensiarvoisen tärkeää.

Esimerkiksi kun asiakas lähettää ylläpitotyötä koskevan palvelupyynnön, hänelle pitää lähettää vahvistus, jossa kerrotaan, milloin hän voi odottaa työn olevan valmis. Ja jos ongelmia tai viiveitä ilmenee, niistä täytyy tiedottaa. Kun työ on tehty, asiakkaalle täytyy tiedottaa myös siitä. Ellei niin tehdä, asiakas ei välttämättä tiedä työn olevan valmis, mikä saattaa aiheuttaa turhaa ärtymystä.

Reagointi on tärkeintä

Viestinnän pitäisi aina toimia molempiin suuntiin. Asiakas viestii huoltoyhtiölle ongelmasta, joka täytyy ratkaista, ja vastaamalla palvelupyyntöön yhtiö viestii, että asia on hoidossa.

Tieto voidaan toimittaa sähköpostitse tai antamalla loppukäyttäjälle mahdollisuus kirjautua järjestelmään tarkastelemaan vikailmoituksen tilaa. Oli käytössä oleva viestikanava mikä tahansa, tärkeintä on tarjota asiakkaalle hänen tarvitsemansa ja haluamansa tieto ilman, että hän joutuu etsimään sitä.

Tärkeintä on tarjota asiakkaalle hänen tarvitsemansa ja haluamansa tieto ilman, että hän joutuu etsimään sitä.

Nimettömät yhteydenottolomakkeet verkkosivuilla voivat olla ongelmallisia, ellei seurantaa ole eikä lisätietoja ole saatavissa. Kun palvelupyynnön joutuu lähettämään nimettömänä lomakkeella, saattaa tuntua siltä, että sen lähettää mustaan aukkoon ilman tietoa sen perille menosta.

Ratkaisu on automaattinen sähköpostivastaus, jossa kerrotaan, että palvelupyyntö on vastaanotettu ja sitä käsitellään. Asiakkaalle voi myös tarjota mahdollisuuden seurata palvelupyyntöä seurantanumeron tai linkin avulla. Tärkeintä on reagoida tavalla tai toisella.

Tiedonkulku hyödyttää kaikkia

Sijoitus automaattisen tiedonkulun mahdollistavaan ohjelmistoon säästää kaikkien aikaa.

Kunnossapitohenkilöstö on tyytyväinen, koska he saavat kaikki palvelupyynnöt sovelluksen kautta puhelimeen, ja viestintä tapahtuu automaattisesti, kun he hyväksyvät pyynnön tai päivittävät sen tilan. Näin aikaa ei enää kulu sähköpostien lähettämiseen tai puhelinsoittoihin – eikä huoltohenkilöstö välttämättä edes ole kovin innokas kirjoittamaan viestejä.

Loppuasiakas on tyytyväinen, koska hän tietää koko ajan, mitä palvelupyynnölle tapahtuu, ja kiinteistönomistaja on tyytyväinen, koska asiat sujuvat. Näin voi säästyä huomattava määrä rahaa.

Loppuasiakas on tyytyväinen, koska hän tietää koko ajan, mitä palvelupyynnölle tapahtuu, ja kiinteistönomistaja on tyytyväinen, koska asiat sujuvat. Näin voi säästyä huomattava määrä rahaa.

Hyvin toimiva sovellus on ikään kuin edistynyt tehtävälista. Jokainen näkee sen, ja kaikki tietävät mitä tapahtuu. Mitään ei pääse unohtumaan eikä mitään jää piiloon. Näin viestintä sujuu helpommin ja siitä tulee avoimempaa.

Alkuun pääsee parhaiten näin: jos olet vuokralainen, vaadi käyttöön järjestelmä, jonka kautta vikailmoitukset ja palvelupyynnöt voi lähettää ja jonka kautta saa riittävästi tietoa. Nopeampi ja parempi palvelu on kaikkien etu.

Haluatko kuulla lisää?

Otto Åkerberg

Myyntipäällikkö

Lue muita blogejamme

Lopetetaanko energian haaskaus?

27.09.2022 – Jokohan Suomen kiinteistöissä oltaisiin nyt valmiita tekemään järkeviä ja kannattavia energiansäästötoimia, jotka eivät vaadi isoja investointeja?

Blogi

Miksi 4D-hankepalvelu kannattaa rakennushankkeessa? Tässä 3 isoa syytä!

20.09.2022 – Kaikki rakennusalalla tietävät tunteen, kun hankkeen kustannukset ja aikataulu alkavat karkaamaan käsistä, hanke on myöhässä ja syiden etsiminen alkaa. Tilanne…

Blogi

Vastuullisuus, kiinteistöt ja raha – Mitä markkinoilla tapahtuu?

06.07.2022 – Miltä vastuullisuus näyttää juuri nyt ja mitä ESG tarkoittaa kiinteistö- ja rakennusalalla? Miten raha ohjaa nyt ja jatkossa alaa kohti…

Blogi

Älykäs kiinteistöportfolio tukee hiilineutraaliutta ja laadukasta käyttäjäkokemusta

30.06.2022 – Mitä useampi kiinteistö, sitä suuremmat ovat mahdollisuudet esimerkiksi käyttökustannusten vähentämisessä, energiansäästössä ja päästöjen vähentämisessä. Miten älykkään kiinteistöportfolion toteuttamisessa kannattaa edetä?

Blogi

Kiinteistöissä piilee valtava energiansäästöpotentiaali

17.06.2022 – Kiinteistöjen energiaomavaraisuuden parantaminen on Suomelle kriittinen kysymys. Meidän on päästävä irti energiariippuvuudestamme – ja sen on tapahduttava nopeasti.

Blogi

Startista lähtien Smart Building – näin toteutetaan älykiinteistö

14.06.2022 – Tyytyväisemmät tilojen käyttäjät, vähäisemmät päästöt sekä pienemmät energialaskut ja ylläpitokustannukset. Kiinnostuneemmat vuokralaiset ja edelläkävijän imago. Jos nyökyttelit, lue lisää, miten…

Blogi

Vanhakin voi olla fiksu – miten rakennuksesta tehdään älykiinteistö?

01.06.2022 – Älykkyys ei ole vain uusien rakennusten etuoikeus vaan varttuneemmastakin kiinteistöstä saa usein jo pienellä tuunauksella irti hyödyllisiä älytoimintoja niin kiinteistön…

Blogi

Ulos järjestelmä- ja sovellusviidakosta kohti älykästä kiinteistöä

30.05.2022 – Älykäs kiinteistö – Smart Building – tarjoaa runsaasti hyötyjä kiinteistön eri sidosryhmille. Älykiinteistön toteutus voi kuitenkin joskus tuntua vaikeakulkuiselta viidakolta,…

Blogi

Näin otat täyden hyödyn irti kulutusjoustosta kiinteistöissä

25.05.2022 – Yhä useampi kiinteistönomistaja on kiinnostunut parantamaan energiakuormien hallintaa ja osallistumaan kulutusjoustoon. Miten asiassa kannattaa lähteä liikkeelle?

Blogi

Sähkömarkkinoiden muutoksessa kannattaa olla voittajien puolella

04.05.2022 – Kiinteistönomistajan kannattaa seurata tarkasti sähkömarkkinoilla tapahtuvia muutoksia. Sähkön hinnan raju vaihtelu lisää entisestään energianhallinnan merkitystä.

Blogi

Tilaa uutiskirjeemme

Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.

Mitä tietoa etsit?