Hyppää sisältöön
Hyvä tiedonkulku lisää asiakastyytyväisyyttä

Hyvä tiedonkulku lisää asiakastyytyväisyyttä

8.2.2022 – Kiinteistöjohtamisessa viestintä on avainasemassa, ja tiedonkulku on yllättävänkin helppo saada sujuvaksi. Tässä blogissa kerron, miten se onnistuu käytännössä.

Aihepiiri
Data ja digitalisaatio
Jaa

Tällainen tilanne lienee tuttu sinullekin: ongelma on havaittu, ja se pitäisi saada ratkaistua mahdollisimman pian. Palveluntuottajalle lähtee palvelupyyntö, ja sen jälkeen odotetaan, että jotakin tapahtuisi. Ja kun se ’jotakin’ on ei yhtään mitään, alkaa kiukuttaa. Teknistä henkilökuntaa on helppo syyttää tehottomuudesta tai suoranaisesta laiskuudesta, vaikka ongelman ytimessä saattaakin olla viestintävälineiden puute.

Hyvän tiedonkulun rakentaminen ei ole mitenkään monimutkaista – kuten ei mikään muukaan kiinteistöjohtamisessa. Toimivassa viestinnässä on kyse vain siitä, että asiakkaat pidetään ajan tasalla antamalla heille tietoa, jota he tarvitsevat. Hyvän asiakaskokemuksen kannalta tämä on ensiarvoisen tärkeää.

Esimerkiksi kun asiakas lähettää ylläpitotyötä koskevan palvelupyynnön, hänelle pitää lähettää vahvistus, jossa kerrotaan, milloin hän voi odottaa työn olevan valmis. Ja jos ongelmia tai viiveitä ilmenee, niistä täytyy tiedottaa. Kun työ on tehty, asiakkaalle täytyy tiedottaa myös siitä. Ellei niin tehdä, asiakas ei välttämättä tiedä työn olevan valmis, mikä saattaa aiheuttaa turhaa ärtymystä.

Reagointi on tärkeintä

Viestinnän pitäisi aina toimia molempiin suuntiin. Asiakas viestii huoltoyhtiölle ongelmasta, joka täytyy ratkaista, ja vastaamalla palvelupyyntöön yhtiö viestii, että asia on hoidossa.

Tieto voidaan toimittaa sähköpostitse tai antamalla loppukäyttäjälle mahdollisuus kirjautua järjestelmään tarkastelemaan vikailmoituksen tilaa. Oli käytössä oleva viestikanava mikä tahansa, tärkeintä on tarjota asiakkaalle hänen tarvitsemansa ja haluamansa tieto ilman, että hän joutuu etsimään sitä.

Tärkeintä on tarjota asiakkaalle hänen tarvitsemansa ja haluamansa tieto ilman, että hän joutuu etsimään sitä.

Nimettömät yhteydenottolomakkeet verkkosivuilla voivat olla ongelmallisia, ellei seurantaa ole eikä lisätietoja ole saatavissa. Kun palvelupyynnön joutuu lähettämään nimettömänä lomakkeella, saattaa tuntua siltä, että sen lähettää mustaan aukkoon ilman tietoa sen perille menosta.

Ratkaisu on automaattinen sähköpostivastaus, jossa kerrotaan, että palvelupyyntö on vastaanotettu ja sitä käsitellään. Asiakkaalle voi myös tarjota mahdollisuuden seurata palvelupyyntöä seurantanumeron tai linkin avulla. Tärkeintä on reagoida tavalla tai toisella.

Tiedonkulku hyödyttää kaikkia

Sijoitus automaattisen tiedonkulun mahdollistavaan ohjelmistoon säästää kaikkien aikaa.

Kunnossapitohenkilöstö on tyytyväinen, koska he saavat kaikki palvelupyynnöt sovelluksen kautta puhelimeen, ja viestintä tapahtuu automaattisesti, kun he hyväksyvät pyynnön tai päivittävät sen tilan. Näin aikaa ei enää kulu sähköpostien lähettämiseen tai puhelinsoittoihin – eikä huoltohenkilöstö välttämättä edes ole kovin innokas kirjoittamaan viestejä.

Loppuasiakas on tyytyväinen, koska hän tietää koko ajan, mitä palvelupyynnölle tapahtuu, ja kiinteistönomistaja on tyytyväinen, koska asiat sujuvat. Näin voi säästyä huomattava määrä rahaa.

Loppuasiakas on tyytyväinen, koska hän tietää koko ajan, mitä palvelupyynnölle tapahtuu, ja kiinteistönomistaja on tyytyväinen, koska asiat sujuvat. Näin voi säästyä huomattava määrä rahaa.

Hyvin toimiva sovellus on ikään kuin edistynyt tehtävälista. Jokainen näkee sen, ja kaikki tietävät mitä tapahtuu. Mitään ei pääse unohtumaan eikä mitään jää piiloon. Näin viestintä sujuu helpommin ja siitä tulee avoimempaa.

Alkuun pääsee parhaiten näin: jos olet vuokralainen, vaadi käyttöön järjestelmä, jonka kautta vikailmoitukset ja palvelupyynnöt voi lähettää ja jonka kautta saa riittävästi tietoa. Nopeampi ja parempi palvelu on kaikkien etu.

Haluatko kuulla lisää?

Otto Åkerberg

Myyntipäällikkö

Lue muita blogejamme

Näin otat täyden hyödyn irti kulutusjoustosta kiinteistöissä

25.05.2022 – Yhä useampi kiinteistönomistaja on kiinnostunut parantamaan energiakuormien hallintaa ja osallistumaan kulutusjoustoon. Miten asiassa kannattaa lähteä liikkeelle?

Blogi

Sähkömarkkinoiden muutoksessa kannattaa olla voittajien puolella

04.05.2022 – Kiinteistönomistajan kannattaa seurata tarkasti sähkömarkkinoilla tapahtuvia muutoksia. Sähkön hinnan raju vaihtelu lisää entisestään energianhallinnan merkitystä.

Blogi

Mitä kiinteistöjohtajan kannattaa tietää energiamurroksesta?

21.04.2022 – Moni kiinteistönomistaja seuraa ymmällään meneillään olevaa keskustelua energiamurroksesta. Mitä muutokset tarkoittavat käytännössä ja kuinka voin niitä hyödyntää?

Blogi

Energiamurrokseen tarvitaan muutakin kuin tekniikkaa

07.04.2022 – Siirtyminen uusiutuvaan energiaan edellyttää uudenlaista yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Energiayhteisöjen perustamista tulisi meilläkin vauhdittaa.

Blogi

EU-taksonomia ja rahan vihreä siirtymä mullistavat kiinteistö- ja rakennusalan – oletko valmis?

22.03.2022 – EU:n kestävän rahoituksen luokitusjärjestelmä EU-taksonomia luo pelisäännöt sijoituskohteiden kestävyyden arviointiin. Järjestelmä ohjaa tulevaisuudessa sitä, minkälaiset kiinteistöt ovat kiinnostavia sijoituskohteita, ja…

Blogi

Energiamurros ylitti uutiskynnyksen – jo oli aikakin!

16.03.2022 – Energiamurros avaa kiinteistönomistajille uuden pelikentän, jonka tuomia mahdollisuuksia kannattaa jo nyt lähteä hyödyntämään.

Blogi

Vuonna 2021 KiRa-alalla otettiin vastuullisuudessa isoja harppauksia eteenpäin

03.03.2022 – Kiinteistö- ja rakennusalan vastuullisuusmurros sai viime vuonna vauhtia. Nopeasti kasvavia trendejä ovat EU-taksonomia ja rahoitusalan kiinnostus. Konkreettiseksi toiminnaksi muuttuvat hiilineutraaliustavoitteet…

Blogi

Miksi talotekniikan kustannus- ja määrälaskenta kannattaa ulkoistaa?

28.02.2022 – Määrälaskennan ulkoistaminen vapauttaa rakennuttajan ja urakoitsijan resursseja. Se mahdollistaa myös tarjousten paremman vertailtavuuden.

Blogi

Ilmastoteot lähtevät kiinteistöissäkin ihmisistä

28.02.2022 – Yhdelläkään työnantajalla ei ole syytä tuudittautua ajatukseen, että omassa yrityksessä on vain vähän keinoja taistella ilmastonmuutosta vastaan. Kun puhutaan rakennusalan…

Blogi

Aiotko sähköistää liiketoimintasi? Ethän unohda päivittää työskentelytapojasi

22.02.2022 – Digitaaliseen järjestelmään siirtyminen tarjoaa oivan mahdollisuuden muokata vanhoja työskentelytapoja. Ota nämä viisi askelta kohti parempaa tuottavuutta.

Blogi

Tilaa uutiskirjeemme

Ole ensimmäisten joukossa kuulemassa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.

Mitä tietoa etsit?