Näkökulmat ja haasteet esiin työpajatyöskentelyllä Logicorin palvelujen hankintaprosessissa

Suomen suurin logistiikka- ja tuotantotiloihin erikoistunut kiinteistösijoitusyhtiö Logicor Oy toteutti palvelujen hankintaprosessin yhdessä Granlund Consultingin kanssa aivan uudella tavalla.

”Tiesimme, että Logicor on edelläkävijä, ja siksi ehdotimme, että voisimme toteuttaa kiinteistöjohtamisen palvelujen hankintaprosessin toisin ja haastaa samalla alan käytäntöjä”, kommentoidaan Granlund Consultingilta Susanna Sairanen. ”Määrittelimme ensin asiakkaan todelliset tarpeet ja etenimme vasta sitten kilpailutukseen. Asiakas sitoutui prosessiin ennakkoluulottomasti, ja pystyimme hakemaan kaikkien kannalta parhaita ratkaisuja.”

”Prosessissa oli koko ajan kehittävä ote, mikä innosti uudistamiseen”, kertoo Logicor Oy:n ylläpito- ja laatupäällikkö Riitta Karvinen. ”Jo Granlundin tarjous oma oli meidän tarpeisiimme parhaiten räätälöity ja määritelty. Koimme hyvänä myös sen, että saimme prosessiin kaksi aktiivista, äärimmäisen ammattitaitoista ja joustavaa konsulttia, jotka valmistautuivat perusteellisesti prosessin kaikkiin vaiheisiin. Granlundilla on selvästi panostettu yhteistoimintaan ja vuorovaikutukseen.”

Työpajoissa kuultiin laajasti koko henkilöstöä

Logicorin tarpeita kartoitettiin työpajatyöskentelyllä.

”Työpajoissa saatiin esiin erilaisia näkökulmia, kuten kentän haasteet ja toiveet, ja keskustelu eri vaihtoehdoista oli vapaata”, kertoo Granlund Consultingin johtava asiantuntija Susanna Sairanen. ”Tavoitteiden määrittelyssä onnistuttiin hyvin, koska asiakas sitoutui työpajatyöskentelyyn, näki sen tuoman lisäarvon ja oli valmis ajattelemaan koko hankintakokonaisuutta uudelleen.”

”Työpajat auttoivat meitä kartoittamaan laajasti eri henkilöstöryhmien edustajien mielipiteitä helpolla ja ammattimaisesti etenevällä tavalla”, Karvinen toteaa. ”Huolellinen valmisteluprosessi myös sitoutti ihmiset mukaan, mikä tuki lopullista valintapäätöstä. Samalla avautui uusia näkökantoja siihen, miten meidän kannattaa tarkastella omaa toimintaamme jatkossa ja haastaa palveluntuottajat kehittämään omia prosessejaan.”

Paremman vaatiminen kannattaa

Kilpailutusvaiheessa yhdessä sovitut tavoitteet vietiin käytäntöön. Samalla mukaan vuoropuheluun otettiin palveluntuottajat. Sopimuksen sisällön lunastaminen oli keskeinen osa neuvotteluja.

”Oli mielenkiintoista päästä tapaamaan toimittajia henkilökohtaisesti, koska se antoi tuntumaa siihen, mikä on heidän kykynsä tarjota meidän tarvitsemaamme palvelua. Neuvottelut myös osoittivat kirjallisia materiaaleja paremmin, mikä on tarjouksen todellinen sisältö sekä keneltä löytyy riittävästi kehitys- ja muuntautumishalua”, Karvinen kertoo.

Prosessissa oli koko ajan kehittävä ote, mikä innosti uudistamiseen.

Riitta Karvinen, ylläpito- ja laatupäällikkö, Logicor Oy