Hyppää sisältöön
UutisetFinlaysonin alueen kiinteistötietoa hallitaan tietomanageroinnilla

Finlaysonin alueen kiinteistötietoa hallitaan tietomanageroinnilla

07.02.2020 – Työeläkeyhtiö Varma alkoi kehittää Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistötiedon hallintaa juhlavuoden kynnyksellä. Jatkuvan tietomanageroinnin tavoitteena on tallentaa, jakaa ja ylläpitää tietoja oikeassa paikassa.

Aihepiiri
Kiinteistöjohtaminen
Jaa

”Kiinteistötietoa on koko ajan enemmän, ja siksi on tärkeää varmistaa tiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja saavutettavuus”, kertoo Granlundin tietomanageri Timo Kotilainen. Haasteena on, että organisaatioissa tiedetään harvoin, missä kiinteistöjen tiedot tarkalleen ottaen sijaitsevat. ”Tiedonhallinta on usein illuusio.”

Riskit kasvavat, jos kiinteistötiedot ovat vain paperimuodossa tai yhden suunnittelijan tietokoneella. ”Tietomanageroinnissa jokaiselle asiakkaalle kehitetään parhaiten toimiva toimintatapa, jolla tietoja ylläpidetään, haetaan, säilytetään ja jaetaan sähköisessä muodossa, yhdenmukaisella tavalla.”

Yli satavuotiaissa rakennuksissa riittää historiakerroksia

Työeläkeyhtiö Varma omistaa Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistöt sekä vastaa niiden ylläpidosta ja kehittämisestä. Vuoden 2019 alussa Varma aloitti Granlundin kanssa yhteistyön, jonka tavoitteena on keskittää kaikkien alueen kiinteistöjen tekniset suunnitelmat yhteen paikkaan.

”Laajalla alueella on useita rakennuksia, jotka on rakennettu eri vuosikymmenillä ja -sadoilla”, kertoo Varman kiinteistöpäällikkö Kai Niinimäki. Kaikkea suunnittelutietoa ei eri aikakausien rakennuksista ole koskaan kirjattu ylös. Tiedon keskittämisen haasteena on myös 1990-luvulla aloitettu rakennusten muutostyö ja modernisointi, jonka myötä vanhoista tehdashalleista on kehittynyt ainutlaatuinen monitoimikampus. ”Lähtötiedot ovat eri suunnittelukausina hajaantuneet useille arkkitehti- ja suunnittelutoimistoille.”

200-vuotisjuhlaansa vuonna 2020 viettävä Finlaysonin alue on muuttunut viimeisen parinkymmenen vuoden aikana paljon, mutta valmiiksi se ei tule koskaan. Erilaisia vuokralais- ja tilamuutostöitä on meneillään jatkuvasti. Tietomanageroinnilla pyritään luomaan tilanteeseen selkeyttä.

”Suunnittelu- ja muutostöiden helpottamiseksi tarvitaan ajantasaiset lähtötiedot ja suunnitteluaineistot”, Niinimäki sanoo. Lisäksi tavoitteena on pienentää tiedonhallintaan liittyviä riskejä.

Tehokkuutta uudella tietopankilla, suunnitteluohjeella ja työnjaolla

Yhteistyön alussa pohdittiin, missä kiinteistöjen tietoja kannattaa säilyttää. Nyt tiedot kerätään kaikille yhteiseen tietopankkiin asianmukaisesti tallennettuna ja varmuuskopioituna. Lisäksi on kehitetty toimiva tehtävänjako siihen, kuka tietoja tallentaa ja ylläpitää.

”Yksi suurimmista muutoksista on ajantasasuunnittelijoiden valinta. He vastaavat tietyn rakennuksen tai alueen kaikkien suunnitelmien päivittämisestä”, Kotilainen sanoo. Lisäksi uusi suunnittelu- ja dokumentointiohje sisältyy jokaisen alkavan hankkeen lähtömateriaaleihin. ”Jokainen suunnittelija tietää, mitä pitää dokumentoida, mihin, milloin ja missä muodossa.”

”Toiminta on selkiytynyt jo huomattavasti, ja kiinteistötietoa päivitetään aina, kun rakennukseen, kerrokseen tai tilaan tehdään muutoksia”, sanoo lähes 10 vuotta Finlaysonin alueen ylläpidosta vastannut tekninen manageri Janne Sirén Caverionilta. Aikaisemmin jokaista projektia edelsi tietojen keräämisen vaihe, joka vei aikaa. Nyt tiedonhakuun on selkeä prosessi. ”Suunnittelijat tuovat ja jakavat aineistoja tottuneesti tietopankkimme kautta. Sähköpostijakelut ovatkin pienentyneet selvästi.”

Informaation hallinta vaatii pitkäjänteistä työtä

Kiinteistötiedon hallinta ei ole koskaan pikamatka vaan maraton, joka vaatii pitkäjänteistä yhteistyötä. Granlundin konsultit auttavat Varmaa jatkossakin ylläpitämään materiaaleja ja ratkomaan tiedonkulun ongelmia, mikä varmistaa tarvittavien tietojen saatavuuden.

”Granlundin kokemus vastaavista hankkeista tuo meille tärkeää lisäarvoa. Pyörää ei tarvitse keksiä aina uudelleen, vaan voimme peilata, mitä on tehty muualla ja mitkä asiat voisivat toimia meillä”, Sirén painottaa.

Myös Varman Niinimäki korostaa, että uuden toimintatavan käyttöönotto on pikemminkin yhteistyö- ja oppimisprosessi, ei kertaprojekti. ”Opimme koko ajan yhdessä uusia tapoja, joilla voimme kehittää toimintaamme ja saada yhä enemmän hyötyjä irti joka tasolla.”

Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma on vastuullinen ja vakavarainen sijoittaja. Yhtiö vastaa yksityisellä sektorilla noin 900 000 henkilön työeläketurvasta. Vuonna 2019 Varman maksutulo oli 5,3 miljardia euroa, ja yhtiö maksoi eläkkeitä 5,9 miljardia euroa. Varman sijoitusten arvo oli vuoden 2019 lopussa 48,7 miljardia euroa.

Haluatko kuulla lisää?

Timo Kotilainen

IM, Tietomanageri, kiinteistönpito
Granlund Tampere Oy

Jani Savolainen

Osastonjohtaja, kiinteistönpito
Granlund Tampere Oy

Turvakonsultin kädenjälki: turvallisempi yhteiskunta

07.09.2021 – ”Valitettavan usein turvallisuusasiat eivät ole keskitetysti kenenkään hanskassa, tai niitä aletaan miettiä liian myöhään”, sanoo kokenut turvakonsultti.

Uutinen

Teollisuuden sähkösuunnittelija kertoo, miten tehtaat saadaan toimimaan

27.08.2021 – Teollisuussuunnittelija Janne Raution uran kohokohdiksi ovat nousseet haasteelliset projektit esimerkiksi Etelä-Karjalassa ja Kymenlaaksossa.

Uutinen
Granlund Creative Design

Uusi Instagram-kanava avaa luovien suunnittelijoiden arjen kulissien takana

27.08.2021 – Granlundin erikoissuunnittelijoiden oma Creative Design -instakanava avautui elokuussa. Kanavan seuraajat pääsevät kurkistamaan asiantuntijoiden arkeen ja jännittävimpien kohteiden kulissien taa.

Uutinen

Kuopion johtavat talotekniikkatoimistot yhdistyvät

26.08.2021 – Granlund Kuopio Oy on sopinut 19.8.2021 yrityskaupan Insinööritoimisto J. Markkasen koko osakekannan hankkimisesta.

Uutinen
Jesse Kukkonen, WE Sähkö Oy ja Pertti Ihalainen, Granlund Lahti Oy

Granlund vahvistuu Lahdessa – WE Sähkö Oy osaksi konsernia

22.06.2021 – Tavoitteena muodostaa Päijät-Hämeen alueen vahvin talotekniseen suunnitteluun ja konsultointiin keskittyvä yritys.

Uutinen
Granlund Mikkeli ja HTTC, Olli Tirkkonen, Harri Kaipainen, Tero Lampinen, Teemu Saarinen, Martti Haapaniemi

Granlund Mikkeli laajentaa talotekniikkasuunnitteluun – Insinööritoimisto HTTC Oy osaksi konsernia

22.06.2021 – Yrityskaupan myötä Granlund Mikkeli Oy avaa suunnittelutoiminnan rakennuttamisen ja valvonnan lisäksi.

Uutinen
yrityskauppa-granlund

Granlund teki yrityskaupan VA Optimaten kanssa

22.06.2021 – Palvelutarjonta vahvistuu rakennuttamisen, valvonnan ja kustannuslaskennan osalta.

Uutinen
Pekka Metsi, Granlund

Granlund laajenee yrityskaupoilla Paimiossa, Lahdessa ja Mikkelissä

22.06.2021 – Yrityskauppojen myötä konserniin tulee yli 20 uutta asiantuntijaa niin talotekniikkasuunnitteluun, rakennuttamiseen, valvontaan kuin määrä- ja kustannuslaskentaan.

Uutinen

Juho Lepistö EFCA Future Leaders -kilpailun neljännelle sijalle

04.06.2021 – Granlundin Juho Lepistö pärjäsi 12. kertaa järjestetyssä EFCA Future Leaders -kilpailussa ja tuli neljännelle sijalle.

Uutinen

Mitä tietoa etsit?