Finlaysonin alueen kiinteistötietoa hallitaan tietomanageroinnilla

”Kiinteistötietoa on koko ajan enemmän, ja siksi on tärkeää varmistaa tiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja saavutettavuus”, kertoo Granlundin tietomanageri Timo Kotilainen. Haasteena on, että organisaatioissa tiedetään harvoin, missä kiinteistöjen tiedot tarkalleen ottaen sijaitsevat. ”Tiedonhallinta on usein illuusio.”

Riskit kasvavat, jos kiinteistötiedot ovat vain paperimuodossa tai yhden suunnittelijan tietokoneella. ”Tietomanageroinnissa jokaiselle asiakkaalle kehitetään parhaiten toimiva toimintatapa, jolla tietoja ylläpidetään, haetaan, säilytetään ja jaetaan sähköisessä muodossa, yhdenmukaisella tavalla.”

Yli satavuotiaissa rakennuksissa riittää historiakerroksia

Työeläkeyhtiö Varma omistaa Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistöt sekä vastaa niiden ylläpidosta ja kehittämisestä. Vuoden 2019 alussa Varma aloitti Granlundin kanssa yhteistyön, jonka tavoitteena on keskittää kaikkien alueen kiinteistöjen tekniset suunnitelmat yhteen paikkaan.

”Laajalla alueella on useita rakennuksia, jotka on rakennettu eri vuosikymmenillä ja -sadoilla”, kertoo Varman kiinteistöpäällikkö Kai Niinimäki. Kaikkea suunnittelutietoa ei eri aikakausien rakennuksista ole koskaan kirjattu ylös. Tiedon keskittämisen haasteena on myös 1990-luvulla aloitettu rakennusten muutostyö ja modernisointi, jonka myötä vanhoista tehdashalleista on kehittynyt ainutlaatuinen monitoimikampus. ”Lähtötiedot ovat eri suunnittelukausina hajaantuneet useille arkkitehti- ja suunnittelutoimistoille.”

200-vuotisjuhlaansa vuonna 2020 viettävä Finlaysonin alue on muuttunut viimeisen parinkymmenen vuoden aikana paljon, mutta valmiiksi se ei tule koskaan. Erilaisia vuokralais- ja tilamuutostöitä on meneillään jatkuvasti. Tietomanageroinnilla pyritään luomaan tilanteeseen selkeyttä.

”Suunnittelu- ja muutostöiden helpottamiseksi tarvitaan ajantasaiset lähtötiedot ja suunnitteluaineistot”, Niinimäki sanoo. Lisäksi tavoitteena on pienentää tiedonhallintaan liittyviä riskejä.

Tehokkuutta uudella tietopankilla, suunnitteluohjeella ja työnjaolla

Yhteistyön alussa pohdittiin, missä kiinteistöjen tietoja kannattaa säilyttää. Nyt tiedot kerätään kaikille yhteiseen tietopankkiin asianmukaisesti tallennettuna ja varmuuskopioituna. Lisäksi on kehitetty toimiva tehtävänjako siihen, kuka tietoja tallentaa ja ylläpitää.

”Yksi suurimmista muutoksista on ajantasasuunnittelijoiden valinta. He vastaavat tietyn rakennuksen tai alueen kaikkien suunnitelmien päivittämisestä”, Kotilainen sanoo. Lisäksi uusi suunnittelu- ja dokumentointiohje sisältyy jokaisen alkavan hankkeen lähtömateriaaleihin. ”Jokainen suunnittelija tietää, mitä pitää dokumentoida, mihin, milloin ja missä muodossa.”

”Toiminta on selkiytynyt jo huomattavasti, ja kiinteistötietoa päivitetään aina, kun rakennukseen, kerrokseen tai tilaan tehdään muutoksia”, sanoo lähes 10 vuotta Finlaysonin alueen ylläpidosta vastannut tekninen manageri Janne Sirén Caverionilta. Aikaisemmin jokaista projektia edelsi tietojen keräämisen vaihe, joka vei aikaa. Nyt tiedonhakuun on selkeä prosessi. ”Suunnittelijat tuovat ja jakavat aineistoja tottuneesti tietopankkimme kautta. Sähköpostijakelut ovatkin pienentyneet selvästi.”

Informaation hallinta vaatii pitkäjänteistä työtä

Kiinteistötiedon hallinta ei ole koskaan pikamatka vaan maraton, joka vaatii pitkäjänteistä yhteistyötä. Granlundin konsultit auttavat Varmaa jatkossakin ylläpitämään materiaaleja ja ratkomaan tiedonkulun ongelmia, mikä varmistaa tarvittavien tietojen saatavuuden.

”Granlundin kokemus vastaavista hankkeista tuo meille tärkeää lisäarvoa. Pyörää ei tarvitse keksiä aina uudelleen, vaan voimme peilata, mitä on tehty muualla ja mitkä asiat voisivat toimia meillä”, Sirén painottaa.

Myös Varman Niinimäki korostaa, että uuden toimintatavan käyttöönotto on pikemminkin yhteistyö- ja oppimisprosessi, ei kertaprojekti. ”Opimme koko ajan yhdessä uusia tapoja, joilla voimme kehittää toimintaamme ja saada yhä enemmän hyötyjä irti joka tasolla.”

Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma on vastuullinen ja vakavarainen sijoittaja. Yhtiö vastaa yksityisellä sektorilla noin 900 000 henkilön työeläketurvasta. Vuonna 2019 Varman maksutulo oli 5,3 miljardia euroa, ja yhtiö maksoi eläkkeitä 5,9 miljardia euroa. Varman sijoitusten arvo oli vuoden 2019 lopussa 48,7 miljardia euroa.