Hyppää sisältöön
UutinenFinlaysonin alueen kiinteistötietoa hallitaan tietomanageroinnilla

Finlaysonin alueen kiinteistötietoa hallitaan tietomanageroinnilla

7.2.2020 – Työeläkeyhtiö Varma alkoi kehittää Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistötiedon hallintaa juhlavuoden kynnyksellä. Jatkuvan tietomanageroinnin tavoitteena on tallentaa, jakaa ja ylläpitää tietoja oikeassa paikassa.

Aihepiiri
Kiinteistöjohtaminen
Jaa

”Kiinteistötietoa on koko ajan enemmän, ja siksi on tärkeää varmistaa tiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja saavutettavuus”, kertoo Granlundin tietomanageri Timo Kotilainen. Haasteena on, että organisaatioissa tiedetään harvoin, missä kiinteistöjen tiedot tarkalleen ottaen sijaitsevat. ”Tiedonhallinta on usein illuusio.”

Riskit kasvavat, jos kiinteistötiedot ovat vain paperimuodossa tai yhden suunnittelijan tietokoneella. ”Tietomanageroinnissa jokaiselle asiakkaalle kehitetään parhaiten toimiva toimintatapa, jolla tietoja ylläpidetään, haetaan, säilytetään ja jaetaan sähköisessä muodossa, yhdenmukaisella tavalla.”

Yli satavuotiaissa rakennuksissa riittää historiakerroksia

Työeläkeyhtiö Varma omistaa Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistöt sekä vastaa niiden ylläpidosta ja kehittämisestä. Vuoden 2019 alussa Varma aloitti Granlundin kanssa yhteistyön, jonka tavoitteena on keskittää kaikkien alueen kiinteistöjen tekniset suunnitelmat yhteen paikkaan.

”Laajalla alueella on useita rakennuksia, jotka on rakennettu eri vuosikymmenillä ja -sadoilla”, kertoo Varman kiinteistöpäällikkö Kai Niinimäki. Kaikkea suunnittelutietoa ei eri aikakausien rakennuksista ole koskaan kirjattu ylös. Tiedon keskittämisen haasteena on myös 1990-luvulla aloitettu rakennusten muutostyö ja modernisointi, jonka myötä vanhoista tehdashalleista on kehittynyt ainutlaatuinen monitoimikampus. ”Lähtötiedot ovat eri suunnittelukausina hajaantuneet useille arkkitehti- ja suunnittelutoimistoille.”

200-vuotisjuhlaansa vuonna 2020 viettävä Finlaysonin alue on muuttunut viimeisen parinkymmenen vuoden aikana paljon, mutta valmiiksi se ei tule koskaan. Erilaisia vuokralais- ja tilamuutostöitä on meneillään jatkuvasti. Tietomanageroinnilla pyritään luomaan tilanteeseen selkeyttä.

”Suunnittelu- ja muutostöiden helpottamiseksi tarvitaan ajantasaiset lähtötiedot ja suunnitteluaineistot”, Niinimäki sanoo. Lisäksi tavoitteena on pienentää tiedonhallintaan liittyviä riskejä.

Tehokkuutta uudella tietopankilla, suunnitteluohjeella ja työnjaolla

Yhteistyön alussa pohdittiin, missä kiinteistöjen tietoja kannattaa säilyttää. Nyt tiedot kerätään kaikille yhteiseen tietopankkiin asianmukaisesti tallennettuna ja varmuuskopioituna. Lisäksi on kehitetty toimiva tehtävänjako siihen, kuka tietoja tallentaa ja ylläpitää.

”Yksi suurimmista muutoksista on ajantasasuunnittelijoiden valinta. He vastaavat tietyn rakennuksen tai alueen kaikkien suunnitelmien päivittämisestä”, Kotilainen sanoo. Lisäksi uusi suunnittelu- ja dokumentointiohje sisältyy jokaisen alkavan hankkeen lähtömateriaaleihin. ”Jokainen suunnittelija tietää, mitä pitää dokumentoida, mihin, milloin ja missä muodossa.”

”Toiminta on selkiytynyt jo huomattavasti, ja kiinteistötietoa päivitetään aina, kun rakennukseen, kerrokseen tai tilaan tehdään muutoksia”, sanoo lähes 10 vuotta Finlaysonin alueen ylläpidosta vastannut tekninen manageri Janne Sirén Caverionilta. Aikaisemmin jokaista projektia edelsi tietojen keräämisen vaihe, joka vei aikaa. Nyt tiedonhakuun on selkeä prosessi. ”Suunnittelijat tuovat ja jakavat aineistoja tottuneesti tietopankkimme kautta. Sähköpostijakelut ovatkin pienentyneet selvästi.”

Informaation hallinta vaatii pitkäjänteistä työtä

Kiinteistötiedon hallinta ei ole koskaan pikamatka vaan maraton, joka vaatii pitkäjänteistä yhteistyötä. Granlundin konsultit auttavat Varmaa jatkossakin ylläpitämään materiaaleja ja ratkomaan tiedonkulun ongelmia, mikä varmistaa tarvittavien tietojen saatavuuden.

”Granlundin kokemus vastaavista hankkeista tuo meille tärkeää lisäarvoa. Pyörää ei tarvitse keksiä aina uudelleen, vaan voimme peilata, mitä on tehty muualla ja mitkä asiat voisivat toimia meillä”, Sirén painottaa.

Myös Varman Niinimäki korostaa, että uuden toimintatavan käyttöönotto on pikemminkin yhteistyö- ja oppimisprosessi, ei kertaprojekti. ”Opimme koko ajan yhdessä uusia tapoja, joilla voimme kehittää toimintaamme ja saada yhä enemmän hyötyjä irti joka tasolla.”

Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma on vastuullinen ja vakavarainen sijoittaja. Yhtiö vastaa yksityisellä sektorilla noin 900 000 henkilön työeläketurvasta. Vuonna 2019 Varman maksutulo oli 5,3 miljardia euroa, ja yhtiö maksoi eläkkeitä 5,9 miljardia euroa. Varman sijoitusten arvo oli vuoden 2019 lopussa 48,7 miljardia euroa.

Haluatko kuulla lisää?

Timo Kotilainen

IM, Tietomanageri, kiinteistönpito
Granlund Tampere Oy

Jani Savolainen

Osastonjohtaja, kiinteistönpito
Granlund Tampere Oy

Tuore selvityshanke antaa kiinteistönomistajalle rahanarvoisia vinkkejä energiamurrokseen

02.02.2023 – Kiinteistön energiamarkkinaperusteisesta energiahallinnasta kannattaa kiinnostua viimeistään nyt. Kulujen hallinta vaatii energiatehokkuuden ohella myös fiksua tehohallintaa.

Uutinen

Laboratoriosuunnittelija tuntee tilojen tekniikan ja käyttäjien tarpeet

01.02.2023 – Puhdastila- ja laboratoriosuunnittelija Mari Jäntti tuntee laboratoriot. Suunnittelussa tarvitaan ymmärrystä laboratorioiden erityistekniikasta, kiinteistä kalusteista ja käyttäjien tarpeista.

Uutinen

Osaava asiakkuuspäällikkö ja vahva tiimi tuovat asiantuntemusta kiinteistöjohtamiseen

30.01.2023 – Kiinteistöjohtamisessa kaiken keskiössä on tieto ja sen jalkauttaminen oikeiksi toimenpiteiksi, sanoo asiakkuuspäällikkö Juhana Söder.

Uutinen

”Energia-asioissa on kova veto päällä” – Ville Pajukangas vahvistaa Granlundin energiaosaamista Pohjanmaalla

25.01.2023 – Granlund Pohjanmaan uutta energiaosastoa vetää alan konkari Ville Pajukangas. Hän tuntee perusteellisesti kiinteistönhallintajärjestelmät ja asiakastarpeet.

Uutinen

Talotekniikka-ala uudistuu – tule mukaan yhteiskehittämiseen!

25.01.2023 – Granlundin uusi innovaatiojohtaja Heikki Ihasalo pitää talotekniikka-alan uudistumista väistämättömänä. Toimintatavat muuttuvat vain yhdessä tekemällä.

Uutinen
Heikki Ihasalo

Uusi innovaatiojohtaja Heikki Ihasalo: “Innovaatioita tarvitaan rakennuksen koko elinkaarella”

03.01.2023 – Granlundin innovaatiojohtajana 1.1. aloittanut Heikki Ihasalo korostaa talotekniikka-alan yhteisen tekemisen ja tahtotilan merkitystä. Innovaatioita tarvitaan rakennuksen koko elinkaarella.

Uutinen

Sähkön hinnan nousu kirpaisee myös yrityksiä – ”Yksinkertaisilla toimilla saadaan isoja säästöjä”

30.12.2022 – Yritysten toimitiloissa säästyisi valtava määrä sähköä, jos talotekniikan säädöt olisivat kohdillaan. Suurin energiasyöppö on yleensä ilmanvaihto.

Uutinen

Granlund sitoutuu tieteeseen pohjautuvaan 1,5 asteen päästövähennyspolkuun

20.12.2022 – Granlund on sitoutunut tieteeseen perustuvaan Science Based Targets -aloitteeseen (SBTi), jonka perusteella Granlund asettaa toiminnalleen 1,5 asteen päästövähennystavoitteen.

Uutinen

4 syytä hakea Granlund Saimaalle suunnittelijaksi

14.12.2022 – Granlund Saimaa tarjoaa talotekniikan asiantuntijoille monipuolisia tehtäviä ja mahdollisuuksia kehittyä urallaan. Saimaalla työtä tehdään hyvällä fiiliksellä ja työkavereita auttaen.

Uutinen

Mitä tietoa etsit?