Nykytilanteen kartoitus ja strategiaan liittyvät selvitykset

Kiinteistöstrategian taustatiedoiksi tarvitaan selkeää näkemystä nykytilanteesta ja tulevaisuuden tarpeista. Asiantuntijamme tekevät laadukkaita ja kattavia selvityksiä onnistuneen strategian mahdollistamiseksi.

Strategisten osa-alueiden valinta

Kiinteistöstrategia kertoo, millainen toimija haluamme olla ja mihin suuntaan kiinteistöjohtamista ohjataan.

Strategiaan kirjataan keskiset tavoitteet: millaista tulosta kyseiseltä portfoliolta, salkulta tai kiinteistöitä halutaan. Millainen ylläpidon taso on tavoiteltava ja sopiva? Mitkä vastuullisuusnäkökulmat ovat tärkeitä? Millaisia asiakkaita halutaan ja miten käyttäjien tyytyväisyys pidetään halutulla tasolla?

Kiinteistöillä ja vuokranantajilla on monesti tietoisesti rakennettu brändi, mutta toisinaan myös ilman tietoista valintaa syntynyt mielikuva. Kiinteistöstrategiassa on hyvä linjata, millainen brändi kohteesta tai yrityksestä halutaan rakentaa? Millaisen arvolupauksen annamme asiakkaillemme? Olemmeko esimerkiksi parhaita ja moderneja toimistoja vuokraava edelläkävijä vai edullisia ja tarpeensa täyttäviä perustoimistoja vuokraava luottofirma?

Prosessien luominen

Jotta kiinteistöstrategiaa voi johtaa käytännössä, tarvitaan johtamista ja arkea tukevat prosessit. Ne muotoillaan palvelemaan toiminnalle asetettuja tavoitteita, olivatpa ne sitten vastuullisuus, kustannustehokkuus, käyttäjätyytyväisyys tai vaikka kiinteistösalkun arvon nousu.

Prosessien osalta on tärkeää määritellä itse prosessin lisäksi vastuut: kuka, mitä ja milloin. Digitaalisten järjestelmien käyttö prosessien tukena varmistaa tiedon läpinäkyvyyden, ajantasaisuuden ja saavutettavuuden. 

Kiinteistöjohtamisen asiantuntijoiltamme löytyy laajasti osaamista prosessien luomiseen, ja tuemme myös niiden toteuttamista.

Esimerkkejä kiinteistöstrategian jalkauttamiseen liittyvistä prosesseista:

• Tiedonhallinnan prosessi
• Kunnossapidon prosessi
• Ylläpidon prosessi
• Vastuullisuustiekartta

Raportointi

Strategian johtamisen tueksi tarvitaan kattavat raportit, joiden avulla asettuja tavoitteita ja tunnuslukuja on helppo seurata. Granlund tarjoaa strategiasi toteutumisen seurantaan erittäin tasokkaat raportoinnin palvelut.

Selkeistä raporteista voi nähdä, ollaanko menossa oikeaan suuntaan. Seurannassa ovat niin kovat mittarit (esimerkiksi talousluvut ja vuokrausaste) kuin pehmeätkin mittarit (kuten käyttäjien palautteet).

Kunnossapidon johtaminen

Optimoi korjaushankkeiden tarpeellisuus ja oikea-aikaisuus portfoliotasolla kiinteistöstrategiasi mukaisesti. Suunnittele toimenpiteiden toteutus tiedon pohjalta ja ota hyödyt irti synergiaeduista portfoliotasolla.

PTS-palvelu ottaa huomioon aina myös vastuullisuusnäkökulmat, kuten ympäristötavoitteet ja energiatehokkuustoimenpiteet.

Asiantuntijamme tuntevat perusteellisesti rakenteiden ja järjestelmien tekniset käyttöiät ja niitä koskevat viranomaismääräykset. Seuraamme aktiivisesti kiinteistö- ja rakennusalaan liittyvää lainsäädäntöä, ja autamme sinua huomioimaan muutokset.

Kuntoarviot

Kuntoarviossa esitämme selkeästi, missä kunnossa kiinteistön rakenteet ja järjestelmät ovat. Selvitämme puolueettomasti, aistinvaraisin ja ainetta rikkomattomin menetelmin, millaisia korjaustarpeita ja kustannusriskejä kiinteistöön liittyy tulevaisuutta ajatellen.

Asiantuntijamme hallitsevat monipuolisesti kaikki rakennus- ja talotekniikan osa-alueet. Palvelumme kattavat kiinteistön koko elinkaaren uudis- ja korjausrakentamisesta ylläpitoon ja huoltoon.

Kuntoarvio tulee tarpeeseen silloin, kun halutaan kattavat perustiedot kohteen nykytilanteesta ja tarpeista pitkällä aikavälillä.

Kunnossapidon auditoinnit

PTS-auditoinnissa päivitetään tiedot kohteen teknisestä nykytilasta ja korjaustarpeista kunnossapidon strategiset tavoitteesi huomioiden. Korjaustarpeiden arvioinnissa keskitytään lähivuosiin.  ​Kunnossapidon auditointeja pidetään säännöllisesti ja niissä tarkastetaan kunnossapidon johtamisen kannalta olennaiset osat kiinteistössä.

Teknisen asiantuntijamme (rakenne-, LVIA- tai sähkötekniikka) suorittama auditointi on parhaimmillaan osana jatkuvaa kunnossapidon prosessia, kun halutaan ylläpitää kiinteistöjen investointitarpeita ajan tasalla ja määritellä ne kohteen strategiaan perustuen.

Korjausvelan hallinta

Korjausvelka vaikuttaa vahvasti kiinteistön arvoon, vuokrattavuuteen ja sisäiseen vuokraan. Vuokrattavuuden perusedellytyksiä on, että kohde on käyttökunnossa, tiloissa on hyvät sisäolosuhteet, kiinteistöön ei tule käyttökatkoksia eikä sieltä löydy turvallisuusriskejä.

Korjausvelkaa katsotaan syntyneen silloin, kun kiinteistön tekninen nykyarvo alittaa hyvänä pidettävän rajan. Sen syntyyn vaikuttavat etenkin kiinteistön ikä, käyttöaste ja ylläpidon laatu.

Hyvin ylläpidetty ja huollettu kiinteistö pitää teknisen arvonsa paremmin. Tulevaisuuden arvon kannalta on keskeistä hallita korjausvelkaa suunnitelmallisesti, jotta korjauskustannukset eivät räjähdä käsiin.

Korjausvelka ja ylläpidon kustannukset ovat sidoksissa toisiinsa: liiallinen korjausvelka kasvattaa ylläpidon kustannuksia. Toisaalta ylikorjaaminen voi tulla kalliiksi, eikä ylläpidon kuluissa saadakaan riittävästi säästöjä. Sen sijaan oikeilla valinnoilla vaikutetaan ylläpidon kustannuksiin alentavasti.

Korjausvelan hallinta lähtee aina nykytilan ymmärtämisestä. Korjausvelan hallinnan palvelulla selvitämme, miten paljon ja minkälaista korjausvelkaa kiinteistöissä on ja teemme suunnitelman sen haltuunotolle. Tämän jälkeen korjausvelan hallintaan asetetaan tavoitteet ja luodaan prosessit sen tehokkaalle johtamiselle.

Pitkän tähtäimen suunnitelma

Pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) on kunnossapidon johtamisen keskeinen työkalu. Se perustuu teknisten järjestelmien sekä rakenteiden tietoihin, niiden keskimääräiseen käyttöikään, niistä tehtyihin kuntoarvioihin ja niiden uusimisesta koituviin kustannuksiin. Suunnitelmassa huomioidaan myös kiinteistöjesi tulevaisuuden tarpeet. Muodostamme PTS:iä kuntoarvioiden ja -auditointien pohjalta.

Joskus tarvitaan näkemystä suuremman kiinteistökokonaisuuden tilanteesta. Erityisesti jos kohteista ei ole aiemmin tehtyjä PTS-suunnitelmia, näiden luominen on yleensä todella aikaa vievä toimitus. Olemme kuitenkin kehittäneet metodin tuottaa kattavaa PTS-tietoa kevyemmin – suurestakin kiinteistökokonaisuudesta. Lähtötietoina käytetään kohteesta saatavilla olevia suunnitteluaineistoja ja kuntoarvioita. PTS-toimenpiteet perustuvat RT-korttiin ”Kiinteistön tekniset käyttöiät ja kunnossapitojaksot”, todellisien toteutuneiden kustannusten keskiarvoihin sekä alan asiantuntijoiden tietoihin.

Palvelulla saadaan luotua nopeasti suuremmankin kohdejoukon, kymmenien tai jopa satojen kohteiden PTS, ilman raskasta kuntoarvioprosessia ja se sopii erinomaisesti tilanteisiin, jossa kiinteistöllä ei ole PTS-suunnitelmaa ennestään.

Pitkän tähtäimen suunnitelman tietoja täydennetään jatkuvasti kohteen elinkaaren aikana sekä erilaisin kuntoarvioin ja -katselmuksin, vika- ja huoltohistorian perusteella.

Vuokralaisvastuut

Vuokralaisvastuut-palvelumme ytimessä on yhteistyön vahvistaminen. Se sopii niin vuokralaisille kuin vuokranantajillekin, ja sen pohjimmainen tarkoitus on välttää tilanteita, joissa joudutaan tekemään suuria korjauksia. Tavoitteemme on, ettei pitkänkään vuokrasopimuksen aikana tai sen päätteeksi ilmene ikäviä yllätyksiä.

Tuomme selvästi näkyväksi kiinteistössä ilmenevät puutteet, jotta osapuolet voivat halutessaan sopia tilanteen ratkaisusta mahdollisimman neutraaleissa tunnelmissa. Selvitämme, mikä tilanne on ja mitä sen syntymiseksi on tehty – tai jätetty tekemättä.

Esitämme selkeät suositukset etenemisestä: näin tilanne saadaan kuntoon. Tarkastamme, kenen työlistalle puute ja sen korjaaminen kuuluu. Epäselvissä tapauksissa faktoihin pohjautuvat neuvottelut ovat paikallaan.

Kun asiakkaanamme on vuokranantaja, valvomme sovittujen vuokralaisvastuiden toteutumista vuokrasopimuksen aikana ja sen päätteeksi.

Kun asiakkaanamme on vuokralainen, huolehdimme, että vuokrattu kiinteistö täyttää sovitut vaatimukset ja että vuokranantaja huolehtii kunnossapitovelvoitteistaan.

Ilmastoriskikartoitus

Mikäli haluaa säilyttää kiinteistöjensä arvon ilmastonmuutoksen keskellä, on erittäin tärkeää ottaa selvää ilmastoriskien vaikutuksista. Ilmastoriskikartoitus antaa selkeää ja välttämätöntä tietoa kunnossapidon ja ylläpidon suunnittelua ja johtamista silmällä pitäen.

Ilmastoriskikartoituksella ja sen tuloksilla on vaikutusta kiinteistön arvoon myynnin tai vuokrauksen yhteydessä. Jos raportissa todetaan, että merkittäviä tai kriittisiä ilmastoriskejä ei ole, jatko sujuu varmasti kitkattomammin.

Turvallisuus

Kaikki käytössä olevat kiinteistöt on pidettävä turvallisina ja terveellisinä. PTS-palvelumme varmistaa, että nämä kaksi kriittistä näkökulmaa huomioidaan kunnossapidossa ja budjetoinnissa.

Asiantuntijamme tuntevat esimerkiksi väestönsuojiin liittyvät vaatimukset, pelastussuunnitelmat, ATEX-säännökset ja turvallisuusauditoinnit.

Huoltokirjapalvelut auttavat johtamaan ylläpitoa tehokkaasti

Kiinteistönpidon asiantuntijamme ovat tukenasi varmistamassa sujuvan kiinteistön ylläpidon edellytykset aina työmaavaiheesta pitkälle tulevaisuuteen.

Teemme huoltokirjakoordinoinnin kohteeseesi, kilpailutamme kiinteistöhoidon palvelut, seuraamme laatua ja sopimuksenmukaisuutta. Raportoimme kiinteistösi tilanteesta kattavasti.

Palvelumme varmistaa, että voit johtaa kiinteistöjesi ylläpitoa tehokkaasti: löydät helposti huomiota vaativat asiat, pystyt tekemään oikeita päätöksiä ja hallitset ylläpidon kustannuksia.

Huoltokirjakoordinointi

Rakentamislaki velvoittaa huoltokirjakoordinointiin kaikissa uudis- ja korjausrakentamisen hankkeissa. Aloitamme huoltokirjakoordinoinnin usein jo ensimmäisessä työmaakokouksessa. Neuvomme hankkeen osapuolia, kuten suunnittelijoita ja urakoitsijoita, kokoamaan tarvittavat tiedot digitaalista huoltokirjaa varten.

Huoltokirja laaditaan alusta alkaen kiinteistön ylläpito-organisaation ja käyttäjien tarpeet huomioiden. Keskitymme ylläpidon kannalta olennaisiin asioihin, jolloin valmis digitaalinen huoltokirja tukee kiinteistön käyttöä, ylläpitoa ja kiinteistöjohtamista – esimerkiksi PTS-suunnittelua ja korjausvelan hallintaa.

Täyden palvelun huoltokirjakoordinointi ei vaadi projektiryhmältä yhtään ylimääräistä ajan- ja resurssien käyttöä. Vastaamme aineiston keräämisestä, laadun tarkastamisesta ja tietojen tallentamisesta yhdessä valittuun kiinteistöjohtamisen järjestelmään, kuten Granlund Manageriin.

Näin projektin eri osapuolille ei aiheudu lisätyötä, kuten uuden järjestelmän käytön opettelua. Samalla varmistamme, että suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden lähettämä materiaali päätyy järjestelmään ajallaan ja asianmukaisessa muodossa.

Huoltosuunnitelma

Laadimme käyttöösi huoltosuunnitelman, joka kokoaa yhteen kiinteistön kaikki ylläpitoa vaativat kohteet, järjestelmät, laitteet ja niiden huoltotoimenpiteet. Suunnitelma toimii kiinteistön huollon selkärankana, ja sen avulla voit varmistaa, että toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia, oikea-aikaisia ja dokumentoituja.

Huoltosuunnitelma perustuu huolellisesti kerättyihin lähtötietoihin, kuten suunnitteluasiakirjoihin ja -piirustuksiin sekä viranomaisvaatimuksiin.

Mikäli lähtötietoja ei ole kattavasti saatavilla, voimme toteuttaa kohdekierroksen, jossa tunnistetaan kaikki ylläpitoa edellyttävät kohteet ja laitteet. Näiden pohjalta muodostamme kiinteistölle laitekannan eli teknisen puun, jota täydennetään laitteiden teknisillä tiedoilla.

Kaiken kerätyn tiedon pohjalta laaditaan kohteelle sekä huoltosuunnitelma että palvelukuvaus. Näin syntyy saumaton kokonaisuus, joka ohjaa huoltotoimintaa ja tukee sopimuksenmukaista palvelun toteutusta.

Palvelukuvaus määrittää, mitä huoltoyhtiön tulee tehdä ja millä palvelutasolla.

Huoltosuunnitelma konkretisoi palvelukuvauksen vaatimukset aikataulutetuiksi ja toistuviksi tehtäviksi.

Lopputuloksena syntyy:

• Selkeä ja kattava kuva kiinteistön huoltotarpeista
• Ajantasainen ja dokumentoitu laitekanta tulevaa ylläpitoa ja suunnittelua varten
• Yhtenäinen huollon sisältö, jota voidaan ohjata ja seurata tehokkaasti
• Parempi huoltopalveluiden sopimushallinta ja laadunvarmistus
• Varmuus siitä, että viranomaisvaatimukset täyttyvät

Huoltokirjan jalkauttaminen

Olipa kyseessä uusi tai vanha kohde, huollon palveluntarjoajan ja henkilöstön on hyvä oppia tuntemaan huoltokirjan ja huoltosuunnitelman sisältö heti alusta lähtien.

Käyttökoulutuksissa ja perehdytyksissä saadaan tehokkaasti jalkautettua yhteiset pelisäännöt kiinteistöhoitoon. Näin varmistetaan, että sopimus on ymmärretty samoin kuin tilaaja ja palveluntuottaja ovat sen laatineet.

Takuuajan seuranta

Autamme huolehtimaan, että urakoitsijan vastuulla olevat takuuajan huollot tulee tehdyksi – oli takuuaika mikä hyvänsä. Valvomme, että takuuajan tehtävät suoritetaan ajallaan ja mahdolliset puutteet saadaan korjattua. Palvelumme sisältää myös jatkuvan raportoinnin: raportoimme tehdyistä huolloista, havaitsemistamme puutteista ja niiden korjauksen etenemisestä.

Jos kohteessa tarvitaan kattavaa teknistä takuuajan seurantaa, Talotekniikan optimoinnin asiantuntijat ottavat kiinteistön talotekniikan tehovalvontaan.

Auditoinnit

Varmistamme, että huoltopalveluja tuotetaan sen mukaan, mitä on sovittu. Kiinteistönhoidon auditoinneissa käymme kohdekierroksen aikana läpi kiinteistön, ja tarkastamme, että huollon palveluntarjoajan kanssa tehdyn sopimuksen mukainen ylläpito toimii kuten pitääkin. Kaivamme esiin mahdolliset heikot lenkit ja tuomme ne päivänvaloon.

Toimitamme auditoinneista aina selkeän raportin, josta mahdolliset tarkempaa huomiota vaativat tai laadultaan puutteelliset asiat nousevat selkeästi esiin.

Säännölliset auditoinnit mahdollistavat palvelutason kehityksen seurannan ja auttavat tunnistamaan puutteet ajoissa ennen kuin ne vaikuttavat kiinteistön toimintaan. Auditointien avulla voidaan myös arvioida, täyttyvätkö mahdollisen palkkio- ja sanktiomallin ehdot.

Tyypillisiä auditoitavia seikkoja ovat:

• Vuokralaisvastuut: onko vuokralainen huolehtinut sovituista ylläpitotehtävistä?
• Kiinteistönhoidon laatu
• Siivouksen laatu
• Ulko- ja viheralueiden hoidon laatu
• Teknisen huollon laatu

Kiinteistönhoidon kilpailutukset

Kiinteistönhoidon kilpailutuksen tavoitteena on tarpeesi mukainen, kustannustehokas ja laadukas palvelukokonaisuus. Kilpailuttaminen ei ole aina halpuuttamista – laatu on myös tärkeää.

Kilpailutuksen huolellinen valmistelu, sopimuksen haltuunottovaihe sekä sopimuksenmukaisuuden seuraaminen ovat tärkeitä.

Me Granlundilla tuemme sinua koko kiinteistöpalvelujen hankintaprosessi ajan, autamme mielellämme myös yksittäisissä kilpailutuksen vaiheissa. Saat tueksesi kiinteistöjen ylläpitoon perehtyneen asiantuntijamme tiimeineen.

Kilpailutuksen tavoitteena on paremmin toimiva kiinteistön ylläpito

Häiriötön, laadukas ja kustannustehokas kiinteistön ylläpito ei ole itsestäänselvyys. Joskus on aihetta tarkastella sopimuksia tai työn jälkeä uudelleen tai kilpailuttaa palvelut kokonaan.

Kiinteistöpalvelujen kilpailuttamisen asiantuntijamme auttavat varmistamaan, että palveluntuottajasi täyttää vaatimuksesi. Ulko- ja sisätyöt tulee tehdyksi ajallaan, kaikkialla on siistiä, ilma vaihtuu ja valaistus toimii. Talvisin voit luottaa siihen, että lumet on kolattu pihalta ja kesällä nurmikko on leikattu sovitun mukaan.

Häiriötön, laadukas ja kustannustehokas kiinteistön ylläpito ei ole itsestäänselvyys.

Usein kilpailutus päätetään laittaa käyntiin silloin, kun nykyisessä sopimuksessa tai palvelun tasossa ja on parantamisen varaa, tai sopimusta halutaan päivittää vastaamaan paremmin tämän päivän tarpeita. Toisinaan motiivina on löytää kokonaiskustannuksiltaan edullisempi toimija, tällöin on olennaista huomioida mm. erillislaskutettavien töiden osuus kokonaisuudessa.

Lähtötilanteen kartoitus

Aivan aluksi käydään läpi nykyinen sopimus ja tämän hetken tarpeet. Onko nykyisissä kiinteistöpalveluissa jotain, mikä ei toimi tai on jäänyt ajastaan jälkeen? Mihin halutaan muutosta? Millaisia vaikutuksia halutaan saada aikaan?

On hyvä tarkastella myös sitä, kuinka helppoa nykyistä sopimusta on johtaa: onko sovitut asiat kirjattu sopimukseen riittävällä tasolla ja kuinka helppoa sopimuksen toteutumista on seurata? Joskus voi käydä niin, että palveluntuottajaa ei tarvitse vaihtaa, kun sopimus vain saadaan selkeytettyä.

Esiselvittelyvaiheessa asiantuntijamme tekevät tarvittaessa kustannusanalyysejä, sopimus- ja huoltokirja-analyysejä ja palveluntuotannon auditointeja kohteissa, jotta nykytilanteesta saadaan riittävän kattava kuva. Muita tarvittavia lähtöaineistoja ovat esimerkiksi laitekartoitukset, ulkoaluekuvat ja auditointiraportit.

Lähtötilanteessa voidaan pitää myös työpaja, johon osallistuu asiantuntijamme ja tilaajan lisäksi esimerkiksi palveluntuottajan edustajia, tilojen käyttäjiä ja muita sidosryhmiä.

Tarjouspyyntöasiakirjat

Jotta saadaan mahdollisimman laadukkaita tarjouksia, tarvitaan hyvin laaditut ja selkeät tarjouspyyntöasiakirjat, jotka sisältävät kaikki tärkeäksi katsotut yksityiskohdat. Mitä vähemmän löperöjä muotoiluja ja tulkinnanvaraa, sen parempi.

Asiantuntijamme harjaantunut silmä varmistaa, että tarjouspyyntöasiakirjan pohjalta on helppo tehdä selkeä tarjous pyydetyistä asioista.

Kilpailutusvaihe

Huolehdimme tarjouspyyntöjen lähettämisestä valituille palveluntuottajille. Vastaamme tarjoajilta tuleviin kysymyksiin ja organisoimme kohdekierrokset.

Kun tarjoukset on jätetty, keräämme ne yhteen, vertaamme niitä huolellisesti keskenään ja esittelemme tulokset selkeästi. Tältä pohjalta on helppo päättää, keiden kanssa neuvotteluja jatketaan.

Tarjousneuvottelut

Kun sopivimmat kandidaatit ovat tiedossa, alkavat neuvottelukierrokset. Toimimme koordinaattorinasi ja fasilitaattorinasi palveluntuottajien kanssa käytävissä tarjous- ja sopimusneuvotteluissa*. Haastamme ja kyselemme tärkeiden asioiden perään – haluamme varmistaa, että kaikki on ymmärretty oikein molemmilla puolin pöytää. Kaikkien olennaisten kynnyskysymysten pitää olla selvitettynä sopimusneuvotteluvaiheen alussa.

Teemme neuvotteluista tarkata muistiot, joihin on helppo palata, jos sopimuksen täytäntöönpanossa ilmenee myöhemmin epäselvyyksiä.

(* Granlund ei tarjoa juristipalveluja tai sopimuspohjia – sopimukset laaditaan tilaajan tai palveluntuottajan sopimuspohjille.)

Sopimuksen aloitus

Kun sopimukset on allekirjoitettu ja sopimusjakso lähtee käyntiin, tuemme kiinteistöpalvelujen tuottajaa kohteiden haltuunotossa uuden sopimusmallin mukaisesti. Usein aloitamme työpajalla, joissa paikalla ovat asiantuntijamme lisäksi sekä tilaajan että palveluntuottajan avainhenkilöt.

Käymme läpi kaikki keskeiset asiat ja tavoitteet erittäin konkreettisesti ja selkeästi. Näin varmistamme, että kaikki ovat ymmärtäneet sopimuksen sisällön. Huolehdimme, että viesti menee perille koko palveluorganisaatioon – muutoin on riski, että kilpailuttaminen ei tuota haluttuja tuloksia ja hommat jatkuvat kuten ennenkin.

Auditoinnit

Auditoinneilla voimme varmistaa ylläpidon laadun lähtötilanteen kartoittamiseksi, sopimuskauden alussa ja säännöllisesti sen aikana. Toimitamme kaikista tekemistämme auditoinneista selkeän raportin.

Sopimuskaudella pidettävissä auditoinneissa tarkastamme, onko palvelu sopimuksen edellyttämällä tasolla. Kohdekierroksella käymme läpi kaikki yhdessä sovitut asiat esimerkiksi huoltotoiminnan tai siivouksen laadun osalta.